志望理由書の封筒の書き方—郵送で出すときの宛名、在中の書類、出した日の控え｜武蔵野個別指導塾

封筒の表の宛名と在中の書き方を先に決めると、郵送の朝に迷いません。募集要項の呼び名で書類名を並べ、折り方と出し方、控えの取り方まで一枚の手順にまとめて送り出せます。

封筒の表でペンが止まるのは、宛名を書いたあとに「中に何が入っているか」を名乗る一行が残っているからです。在中の書類の名前は、募集要項の提出物の一覧に出てくる呼び名をそのまま拾い、封筒の表の下に「在中」と添えて書きます。書類が1通なら「志望理由書在中」、2通以上なら「志望理由書・調査書在中」のように並べます。宛名は大学の正式な名称と担当の部署、裏には差出人の住所と氏名と出す日。折るか折らないか、書留や速達が要るかは、募集要項の指示を先に読みます。これらを机に並べてからペンを持つと、封筒は短い時間で仕上がります。

よくあるのは、封筒の表に大学名まで書き終えたあと、ペン先が止まる場面です。手元の募集要項には「志望理由書」「調査書」「成績証明書」と書類の名前が並んでいるのに、同じ言葉を封筒に書いていいのかわからない。まとめて「書類在中」としたほうが無難な気もして、スマートフォンで調べ始めると、言い方がいくつも出てきて余計に決まらなくなります。机の上には、書きかけの志望理由書と、まだ封をしていない封筒が残ります。

在中の一行は、開ける前の照合を済ませている

封筒は、開けられる前に読まれます。大学の入試の受付では、届いた封筒を出願の一覧と突き合わせる作業が生じます。表を見た瞬間に「これは志望理由書の入った封筒だ」とわかれば、封を切る前にどの出願の物かが決まります。在中が「書類在中」だけだと、開けて中を数えるまで、何が入っているかはわからない。読み手には、その一手間が残ります。

書く側にも同じ行が効きます。在中を書くとき、私たちは一度、封筒の中身を思い浮かべます。書いた名前を一つずつ、封筒の前で指で数える。この指差しが、入れ忘れを見つけます。書き終えた封筒は、確認の済んだ封筒でもあるのです。

名前は、募集要項の呼び名を写します。教室でよく見るのは、要項の「調査書」を「調書」と略した封筒や、「成績証明書」を「成証」と縮めた封筒です。書いた本人には通じます。読み手には通じません。同じ書類を二つの名前で呼ぶと、照合のたびに「これは何か」と手が止まります。

大学へ募集要項を請求する封筒なら「募集要項在中」と書きます。出願の封筒では、請求のときの言い方をそのまま使わず、中に入れる書類の名前を書きます。同じ「在中」でも、何を名乗るかが違います。

「在中」の二文字も、略さずに楷書で書きます。行書の崩した字や、「中」を記号のように流した字は、遠目には読めても、受付で速く封筒をさばく場面では読み直しになります。封筒の地の色に負けない濃さのペンで、書類の名前と同じ大きさにそろえると、表の下の一行が目に入ります。

宛名も同じ考え方で書きます。表の中央に大学名、その下に担当の部署、最後に「御中」を置きます。大学名だけだと、広い建物のどこへ届けるかが読み手の記憶頼りになります。部署名まで入っていると、封筒は受付で止まらずに担当の机へ運ばれます。使う名前は、募集要項の表紙に書かれている名称です。自分で短くした呼び方は、表紙の名前と一致しません。

裏の差出人も、同じ理由で書きます。氏名と住所の無い封筒は、宛先を間違えたときに戻ってきません。戻る場所のない封筒は、出したあとに確かめようがありません。差出日も、あとで「いつ出したか」を言えるようにするための一行です。

折るかどうかは、書類の見た目ではなく、指示で決めます。募集要項に「折らないでください」とあれば折りません。様式が厚い紙や写真付きなら、折り目が画面や文字を横切ります。指示が無いときは、折り目が文字の行と行の間に入る位置を選びます。折り目は、読み手が最初に目にする傷になるからです。

ここまでの流れを一枚にすると、図1のようになります。在中の一行は、封筒の表の飾りではありません。仕分けと照合と、入れ忘れの確認を一度に済ませるための行です。

図1のように、在中の一行は、封筒を出す前の確認と、届いたあとの仕分けの両方で働きます。

封筒を仕上げる七つの手順

机に出す物を先に決めます。募集要項、書類、封筒、定規、下書き用の紙、黒か青のペン。封筒は書き損じに備えて2枚用意します。ここに書く時間は、教室で一緒に進めるときの目安です。慣れれば短くなります。

1. 募集要項から封筒の指示を抜く（10分）。 要項を開き、封筒の指定、在中の文言、折るかどうか、出し方、締切、宛先の六つを探します。見つけたページに付箋を貼り、付箋に「在中」「折る」「出し方」と短く書きます。本文に線を引くと、あとで読み返すときに目的の行を探しにくくなります。

2. 提出物の一覧を別の紙に写す（5分）。 要項の一覧を上から順に写します。ここで言葉を変えません。「志望理由書」「調査書」「成績証明書」と書いてあれば、そのまま写します。写した紙は封筒の横に置き、最後の照合まで動かしません。

3. 書類を一覧の順に並べる（5分）。 机の上に横一列に置きます。抜けている書類は、封筒を書く前にわかります。学校に依頼する書類は届くまで日にちがかかるので、足りない物はこの時点で洗い出します。

4. 折るかを決める（2分）。 要項の指示を読みます。指示が無ければ、書類を封筒の上に置いて、折らずに入るかを見ます。入らないときは、折り目が文字の行間に入る位置を選びます。写真や厚紙は折らずに、別の大きさの封筒を探します。

5. 封筒の表に宛名を書く（8分）。 下書きの紙に一度書いてから、封筒へ写します。表の中央に大学名、その下に担当の部署、最後に御中。宛名は封筒の幅に対して大きすぎず小さすぎない大きさにし、遠目にも読める太さで書きます。書き損じたときは二重線で消さず、新しい封筒を使います。

6. 在中を書く（5分）。 表の下の余白に、書類の名前と「在中」を続けて書きます。1通なら「志望理由書在中」、2通以上なら「志望理由書・調査書在中」のように「・」で並べます。書いたら一覧の紙と封筒を横に並べ、名前を指でなぞります。

7. 出し方を選び、投函して控えを取る（10分）。 要項に書留や速達の指定があれば、そのとおりにします。指定が無いときは、締切までの日にちと、配達の記録を残したいかで選びます。配達の記録が残る出し方には、特定記録や書留があります。どれが要るかは、要項の指示と郵便局の案内で確かめます。迷ったら郵便局の窓口で封筒を見せて聞きます。出したあとは、窓口の控えや記録に、出した日と場所を添えて保管します。

出す前の晩に、下書きの紙へ宛名と在中を一度書いておくと、朝は写すだけになります。封筒の予備、切手、のり、控えを入れる封筒も、同じ袋に入れて机の横に置きます。朝に探し物をすると、その時間だけ判断が鈍ります。

封筒のどこに何を書くかは、表1のとおりです。場所ごとに、決め方が違います。

在中の書き分けは、表2の三つに当てはめて考えます。迷ったときは、この三つのどれに近いかを見ます。

切手を貼る前に、中身を入れた封筒の重さを量ります。書類の重さで切手の額が変わりますから、足りないときに貼り直せます。料金と必要な額は郵便局の案内で確かめます。封をする前に、表と裏をもう一度読みます。宛名、在中、差出人、日付の四つがそろっているか。封をしたあとに気づくと、封筒を開け直すことになります。

ここまでの七つを並べると、図2のようになります。番号は本文と同じ順です。

図2のように、控えを取るところまでが、封筒を出す一連の作業です。

「書類在中」を直した二つの封筒

教室で見た書きかけの封筒を、二つ直します。どちらも、表の下で手が止まった例です。

一つ目。 直す前の封筒の表の下には、「書類在中」とだけ書いてありました。中身は志望理由書が1通です。弱いところは、開けるまで中身がわからないことです。募集要項の一覧には書類の名前が並んでいるのに、封筒だけがその名前を伏せています。読み手は封を切り、中を数え、一覧と突き合わせることになります。直した後は「志望理由書在中」です。1通なら、書類の名前をそのまま「在中」の前に置きます。名前は要項の一覧から写します。これで表を見ただけで、どの出願の封筒かが決まります。

二つ目。 直す前は「志望理由書・調書・成証在中」でした。弱いところは、略した名前が書いた本人にしか通じないことです。要項の一覧と並べたとき、読み手は同じ書類なのかを判断できません。名前を短くした分だけ、照合の手間が増えています。直した後は「志望理由書・調査書・成績証明書在中」です。要項の呼び名をそのまま使い、並べる順も一覧の順にそろえます。長くなりますが、表の下の余白に入る長さなら、略す必要はありません。

宛名にも同じ直し方があります。下書きの「大学名 行」は、出す封筒では「大学名 入試担当 御中」に直します。「行」は宛先がまだ決まっていないときの言葉なので、出す封筒には残しません。担当の部署の名前が要項に見つからないときは、要項に書かれた問い合わせ先で確かめます。

机の前で止まる三つの所

一つ目は、在中に何を書くか決まらないときです。頭の中で「書類」「出願書類」「提出物」と言い換えていると、どれも正しくない気がして止まります。こう変えます。募集要項の提出物の一覧を指でなぞり、最初の書類の名前をそのまま写す。言い換えをやめると、書く言葉は一覧の中にあります。

二つ目は、折るか折らないかで迷うときです。書類の厚みを触って決めようとすると、判断の基準がありません。見るのは、要項の「折らないでください」「様式」という語です。指示があればそれに従う。無ければ、書類を封筒の上に置いて、折らずに入るかを見る。入れば折らず、入らなければ文字の行間へ折り目を置きます。

三つ目は、書留にするか速達にするかで迷うときです。「大事な書類だから書留」とだけ決めると、要項の指定とずれることがあります。先に見るのは、要項の出し方の指定です。指定が無ければ、締切までの日にちと、配達の記録を残したいかで選ぶ。日数と料金は郵便局の窓口で確かめます。

図3のように、止まった所は三つとも、要項の一覧か郵便局の窓口に戻すと解けます。

それでも決まらないときは、封筒を書く手を止めて、要項の宛先の頁を開きます。問い合わせ先が書かれていれば、そこで聞くのが一番早い。教室では、聞く前に「何が決まらないのか」を一文で言えるかどうかを確かめます。一文にできれば、聞くことは一つに絞れます。

よくある質問

在中は封筒の表のどこに書きますか。

表の下の余白に、書類の名前と「在中」を続けて書きます。宛名との間に指1本ぶんの余白を空けると、宛名と在中が混ざって見えません。要項に位置の指定があれば、その位置が先です。

募集要項に「書類在中」と指定されています。書類の名前を足してもいいですか。

指定の文言をそのまま書きます。指定があるということは、読み手がその言葉で封筒を仕分けるということです。自分で名前を足すと、指定と違う封筒になります。足したいときは、要項に書かれた問い合わせ先で確かめてからにします。

Web出願なのに、封筒の話が要るのはなぜですか。

Webで出願の入力が済んでも、学校が発行する書類を郵送する場面は残ります。入力した内容と、封筒で送る書類の名前が食い違うと、照合に時間がかかります。どちらも募集要項の一覧を同じ順で見ながら用意します。

個別指導で確かめること

教室では、封筒を机に置いたまま、募集要項の一覧と見比べます。在中の名前が一覧と一語ずつ合っているか、宛名の大学名が表紙の名称と同じか、裏に差出人と日付があるか。折り目が文字を横切っていないかも、封をする前に見ます。直すのは封筒の一行からで、書類の中身まで戻るのは、名前と中身が食い違ったときだけです。

まとめ

封筒は、書類を包む袋ではなく、中身の名前を先に名乗る一枚です。在中の一行を募集要項の呼び名で書けたなら、その封筒は、出す準備のできた封筒です。