志望理由書の日付の書き方—提出日か記入日か、元号と西暦のどちらで書くか｜武蔵野個別指導塾

日付欄は、提出日か記入日かで迷い、元号と西暦のどちらで書くかでも手が止まります。様式と募集要項の指示を先に読み、一つの書類の中で表記をそろえ、空欄のまま出さない確認まで決めておけば、落ち着いて書き入れられます。

志望理由書の日付欄は、二つのことを聞いています。いつを書くかと、どの表記で書くかです。いつを書くかは、様式と募集要項の指示が正になります。「提出日」とあれば書類を出す日を、「記入日」とあればその書類を書いた日を書きます。どちらとも書かれていないときは、提出日を書いておくのが安全です。日付欄は、その書類がいつ手元を離れたかを示す欄だからです。

表記は、一つの書類の中でそろえます。本文で2027年と書いたなら、日付欄も2027年1月15日と書きます。元号で書くなら、本文も含めて令和9年にそろえます。そして、書き入れるのは清書のあと、提出の直前です。下書きの段階で本紙の欄を埋めないことが、日付のずれを防ぐいちばん簡単な方法になります。

よくあるのは、志望理由書の右下の日付欄を前にして、提出日の前日に手が止まる場面です。本文は書き終わっている。推敲の赤も消した。封筒も用意した。ところが日付の欄だけが白いままで、ペン先が動きません。下書きには書いた日の日付が入っているのに、本紙に同じ日を書いていいのか。欄は元号を待っているのか、西暦でもいいのか。この二つが決まらないまま、机の上で紙が往復します。

日付欄が示しているのは、書類が外に出た日

日付欄を、書いた日を残す欄だと思うと、判断を誤ります。志望理由書は、書いた人の机の上に置いておく紙ではなく、大学に届いて読まれる紙です。だから日付欄は、その書類が手元を離れた日を示す欄として読まれます。読み手の手元では、受付の記録と日付が並べて見られます。ここに書いた日が入っていると、二つの日付が食い違って見えます。期限の直前に出した書類なら、なおさらです。

記入日が正しい場面もあります。様式の欄に「記入日」と印刷されている、募集要項に「記入した日を書く」と書かれている。そのときは記入日を書きます。様式は大学が作ったもので、欄の名前がそのまま指示になるからです。こちらが「提出日のほうが自然だ」と考えても、様式の文字のほうが強い。迷ったら、欄の見出しを指でなぞって、書いてある言葉をそのまま読むところから始めます。

空欄のまま出す事故も、この欄でよく起きます。書類の他の部分がどれだけ整っていても、欄が一つ白いだけで、読み手の確認の手はそこへ行きます。日付は本文の内容ではありませんが、書類が一式そろっているかを見る場所です。とくに右下の欄は、本文を書き終えたあとに目が流れる場所なので、埋め忘れが残りやすい。逆に言えば、本文の推敲が済んだ時点で日付欄を意識して開けば、この事故はほとんど起きません。

元号と西暦を混ぜると、読み手はそのたびに換算します。換算そのものは難しくありません。ただ、読み手の注意が本文から日付へ移る回数が増えます。日付欄が令和で本文が西暦なら、同じ書類の中に二つの時計がある状態です。どちらかに決めて、書類の最後まで変えないほうが、読み手は内容に集中できます。反対に、表記がそろっている書類は、日付の欄だけを見ても書いた人の手順が見えます。

提出日を書くと言っても、書類を出す日そのものが動くことがあります。送信の操作がうまくいかず翌日になった、窓口が混んで持参が次の日になった。そのときは、実際に手元を離れた日に直します。先に決めた日を守ろうとして、出していない日の日付を残すと、書類の時計と受付の記録がずれます。予定の日は付箋に書いておき、本紙に書くときは、その日の朝にもう一度確かめます。

図1のように、日付欄の前で決めることは二つに分かれます。上の分かれ道は「提出日か記入日か」で、これは様式と募集要項が決めます。下の分かれ道は「元号か西暦か」で、これは自分で決めて、書類全体でそろえます。順番は上から下です。どちらを書くかが決まってから、表記を選びます。この順番を守ると、欄の前で二つの問いを同時に抱えずに済みます。

日付を書き入れるまでの五つの順番

日付欄は、書類の最後に開く欄です。だから手順も、本文を書き終えたあとに置きます。ここでは、清書が済んだ日から提出までの間にやることを、五つに分けます。かかる時間は、塾で下書きを直すときに使っている目安です。長い作業ではなく、どれも数分で終わる確認だと考えてください。

1. 欄の名前を読む（5分）。様式と募集要項を横に並べ、日付の欄の見出しを指でなぞります。「提出日」「記入日」「出願日」のどれかを確かめ、同じ用紙にもう一つ日付の欄がないかを見ます。上の欄と右下の欄で意味が違うことがあるので、見出しを読まずに書き始めると、あとで手が止まります。

2. 出す日を決める（1分）。Web出願なら送信する日、持参なら窓口に出す日です。送り方の段取りはいったん置いておき、日付だけを決めます。決めた日を付箋に書いて様式の隅に貼っておくと、清書のあとに迷いません。予定が動いたときは、付箋の日ではなく、実際に出す日を書きます。

3. 表記を決める（3分）。様式の欄が「令和　年　月　日」と印刷されていれば元号で書きます。欄が白紙なら、本文で年をどう書いたかを見て、同じ側にそろえます。本文が西暦なら西暦、元号なら元号です。ここで決めた表記を、書類の最後まで変えません。決めた表記を付箋にもう一行書き足しておくと、本文を直したときに見比べられます。

4. 下書きの紙で試す（5分）。本紙ではなく、同じ大きさに切った紙か下書きの余白に、決めた日付を書きます。欄の幅に収まるか、桁がそろうかを見ます。元号なら「令和9年1月15日」、西暦なら「2027年1月15日」です。文字の大きさも、本文と同じくらいで書けるか確かめます。本紙にいきなり書くと、はみ出したときに書き直しになります。

5. 提出の直前に本紙へ書き入れる（1分）。清書が終わり、読み返しも済んだあとに書きます。書き入れたら指でなぞり、本文の年と見比べます。同じ書類の中に元号と西暦が混ざっていないか、最後に目で追います。封をする前の、いちばん最後の確認です。

欄の見出しと書く日の対応は、次の表のとおりです。様式に複数の欄があるときは、それぞれの見出しで判断します。

五つの順番を横に並べると、図2のようになります。欄を読む、出す日を決める、表記を決める、下書きで試す、直前に書き入れる。前の四つは机の上で済み、最後の一つだけが本紙に触れます。この分け方が、日付の書き直しを減らします。逆に、五つを一度にやろうとすると、欄の前で二つの判断が重なり、手が止まります。

元号で書くと決めたときのために、よく使う年を並べておきます。西暦から元号へ、元号から西暦へ、どちらの向きにも使える表です。

2026年11月に書くなら令和8年11月、2027年1月に出すなら令和9年1月です。ここで気をつけるのは、年度と年が別の数え方だということです。2027年4月に始まる年度は令和9年度ですが、2027年1月はまだその前の年度で、年でいえば令和9年1月になります。年度は4月に始まり、年は1月に始まるので、同じ「9」でも指している期間が違います。日付の欄に年度を書かないこと、年度の欄に日付を書かないことを、毎回確かめます。

同じ用紙に生年月日を書く欄があれば、そこも同じ表記でそろえます。2008年生まれなら平成20年、西暦なら2008年です。片方だけ元号で書くと、用紙の中で時計が二つになります。日付欄の表記を決めたら、同じ用紙のほかの年の欄も一度見て、同じ側にそろっているかを確かめます。

日付の書き方を直す前と直した後

一つ目の例です。たとえば、下書きを書いた日の日付が、そのまま本紙に残ってしまった場面を考えます。

私は入学後、駅前の人の流れと店の並びを調べ、地域の買い物の場を残す方法を考えたい。そのために、まちづくりを学べる科目と、地域の調査を扱う演習を四年間で組み合わせる。2026年11月20日

この日付は、下書きを書いた日です。提出は11月27日でした。欄の見出しは「提出日」なのに、書いた日が入っています。読み手の手元では、書いた日と出した日が一週間ずれて見え、期限の近い書類ほど、どちらを信じればよいか迷います。本文は十分に書けているのに、最後の一行で書類の時計がずれています。

日付だけを提出日に変えると、次のようになります。変えるのは最後の一行だけです。

私は入学後、駅前の人の流れと店の並びを調べ、地域の買い物の場を残す方法を考えたい。そのために、まちづくりを学べる科目と、地域の調査を扱う演習を四年間で組み合わせる。2026年11月27日

書き終えた本文には手を触れず、最後の一行を出した日に置き換えました。清書を終え、封をする直前に書き入れます。この一行で、日付が提出日の側にそろいます。下書きの日付を消し忘れていないかも、このときに一緒に見ます。

二つ目の例です。元号の欄に西暦を書き込み、本文も西暦のままになった書類を考えます。

地域の交通を調べたい。2027年4月から始まる四年間で、駅前の人の流れとバスの待ち時間を記録する。2027年1月15日

様式の日付欄は「令和　年　月　日」と印刷されています。そこへ西暦を書き込むと、文字数が欄に合わず、はみ出すか、小さく詰めて書くことになります。同じ書類の本文も西暦なので、様式と本文で表記が食い違います。欄の形が元号を待っているのに、西暦で押し通すと、読み手は様式と違う表記を換算しながら読みます。

様式に合わせて、書類全体を元号にそろえると次のようになります。様式の欄が、表記を先に決めている場合です。

地域の交通を調べたい。令和9年4月から始まる四年間で、駅前の人の流れとバスの待ち時間を記録する。令和9年1月15日

日付欄を「令和9年1月15日」にし、本文の「2027年4月」も「令和9年4月」に直しました。書類全体が元号にそろい、欄の幅にも収まります。直す場所は二つですが、決めたのは表記を一つにすることだけです。

つまずきやすい三つの場面と直し方

一つ目は、下書きの日付をそのまま本紙へ写してしまうことです。下書きには書いた日の日付が入っています。清書のときに本文だけを写し、日付欄も一緒に写すと、提出日とずれた日付が残ります。下書きの日付欄は空けておくか、鉛筆で薄く書いておき、清書のときに消します。本紙の日付は、提出の直前に書きます。これは一字も写さない、という覚え方をしてもよいくらいです。

二つ目は、日付欄を最後に回して、封をする直前に気づくことです。気づければまだよく、気づかないまま出してしまうと、欄が白い書類が届きます。提出前の確認に「日付欄」を入れ、図3のように三点を確かめます。日付が入っているか。元号と西暦がそろっているか。下書きと本紙が同じ日付か。この三つを、封をする前に一度だけ見ます。

三つ目は、Web出願の入力欄に自動で入った日付を、手で書き換えてしまうことです。入力欄がすでに日付を入れているなら、そのままにします。手で書き足すと、画面の日付と送信の記録がずれます。自分で入れる欄なら、送信する日を入れます。送信の前に、画面の控えと印刷した控えを並べ、日付が同じかを見ます。控えを残しておくと、あとで問い合わせるときにも役に立ちます。

よくある質問

出願の期限の日に出すことになったとき、日付は期限の日を書きますか。

その日に出すなら、その日を書きます。期限の日を先に書くのではなく、実際に書類が手元を離れる日を書くのが基本です。Web出願なら送信した日、持参なら窓口に出す日になります。期限の前後に出す予定なら、日付を書く前に、送信や発送の時刻に余裕を取っておきます。

元号と西暦のどちらで書いてもよいのですか。

様式が欄の形で決めているときは、それに従います。「令和　年　月　日」と印刷されていれば元号です。欄が白紙ならどちらでも構いませんが、一つの書類の中でそろえます。本文と日付欄で表記が違うと、読み手は二つの時計を換算しながら読みます。2026年は令和8年、2027年は令和9年です。迷ったら、書類の中でいちばん多く出てくる表記に合わせます。

日付を間違えて書いてしまったときは、どう直しますか。

提出前なら、様式を取り直して書き直すのがいちばん確かです。日付は一行なので、書き直しの負担は小さく済みます。修正の仕方に決まりがあるかどうかは、様式と募集要項で確かめます。Web出願で送信前に気づいたなら、入力欄を直してから送信します。送信したあとに気づいたときは、送信の控えを残したうえで、募集要項に書かれた連絡先へ聞きます。

個別指導で確かめること

1対1の授業では、志望理由書の下書きと本紙を並べて、日付欄の一行から見ます。本文の年と日付欄の表記が合っているか、欄の見出しと書いた日が合っているか、下書きの日付が残っていないか。戻る場所は、たいてい日付欄の一行か、本文の年の一文です。武蔵境駅から歩いて30秒の教室で、清書の直前にもう一度この三点を一緒に確かめます。

まとめ

日付欄は、本文を書き終えた日ではなく、書類が手元を離れる直前に開く欄です。出す日を決め、表記をそろえ、その一行を最後に書き入れる。順番を変えないだけで、用紙の上の日付は提出日と重なります。