【高校英語 英作文】手紙 メール 投書の書き方を図解で総まとめ—書き出しと結び・用件の順・丁寧さの調整｜武蔵野個別指導塾

用件・理由・依頼の並べ方を3枚の図で整理し、並べ替えや和文英訳でメールと投書を練習します。相手との関係に合う書き出しと結びを選び、返事に必要な情報をそろえる手順を確かめましょう。

よくあるのは、職員室前の廊下の長椅子で、先生に面談の時間を変えてもらう英語のメールを考え、「すみません」から先が書けなくなるという場面です。事情は頭の中にあるのに、理由を先に説明するのか、変更をお願いするのか、呼びかけだけで何行も迷ってしまいます。単語を難しくすれば丁寧になると思うと、知っている表現まで使いにくくなります。

手紙やメールでは、1文ごとの正しさに加えて、相手が用件をすぐにつかみ、返事を考えられる順序が必要です。書き出しのあいさつを暗記するだけでは、肝心の希望日時や質問が抜けることもあります。まず「誰に、何のために、何をしてほしいか」を日本語で短く決めましょう。そこから用件、理由、依頼へと進めれば、長い日本語をそのまま英語に移さずに書けます。投書でも、相手に伝えたい問題と提案を分けることで、読み手が検討しやすい文章になります。

この単元で身につけること

• 宛先と目的を先に決めます。友人への相談か、先生への依頼か、広い読者に向けた投書かによって、必要な説明と表現を選びます。
• 呼びかけ、本文、結び、署名をそろえます。それぞれの役割を区別すると、あいさつが用件を押しのけず、読みやすい形に整います。
• 用件、理由、依頼の順に情報を置きます。相手が何について読んでいるのかを理解してから、事情と希望する行動へ進めるようにします。
• 丁寧さと具体性を両立させます。控えめな頼み方を選ぶと同時に、いつ、どこで、何を、という返事に必要な情報を残します。
• 投書では意見と提案を結びつけます。不便だったという感想で終えず、誰にどのような行動を望むかまで書きます。

前の単元で扱った語法や時制の見直しを、ここでは相手に届く文章全体の点検に広げます。完成後は英文だけを追うのではなく、相手の立場で「何に答えればよいか」を確かめてください。

基本の考え方

宛先に合わせて外側の形を決める

メールの件名は、本文を開く前に話題を知らせる短い見出しです。例えば Subject: Meeting time（件名：面談の時間）なら、時間についての連絡だと伝わります。件名を完全な文にする必要はありませんが、内容が広すぎる語だけで済ませると、後で探しにくくなります。手紙ではメールの件名欄に当たるものが必須とは限らず、日付や住所などを添える場合もあります。英作文の課題では、与えられた書式と指示を先に確認します。

親しい友人なら Hi Emma,（エマへ）という呼びかけが使えます。Dear Emma,（エマへ）も手紙やメールの書き出しになりますが、これだけで改まった文章になるわけではありません。相手を普段どう呼んでいるか、どのような関係かを基準にします。先生への実際の連絡では、相手が使っている敬称と名前に合わせてください。知らない相手にも、友人に使う呼びかけを無条件に広げることは避けます。

書き出しにお礼を置くなら、その対象を示すと自然です。次の2文は、返事へのお礼と、これから伝える用件を区別しています。

Thank you for your reply.

日本語訳：お返事をありがとうございます。

I am writing to ask about the reading club.

日本語訳：読書クラブについてお尋ねしたく、ご連絡しています。

まだ返事をもらっていない最初の連絡に、返事へのお礼を置くことはできません。一方、2文目のように目的から入れば、形式的な近況のあいさつを無理に足さなくても用件に進めます。相手とのやり取りが続いているときには、既に共有している話題を踏まえ、短い書き出しを選んでもかまいません。

結びには Best wishes,（ご多幸を願って）や、改まった連絡で使う Sincerely,（敬具）などがあります。日本語訳は働きをつかむための目安で、日本語の定型句と一対一に対応するわけではありません。結びの次の行に自分の名前を置きます。呼びかけと結びは通常の本文の文ではないため、ピリオドを機械的に付けるのではなく、採用する書式に合わせます。

本文の中心を用件、理由、依頼に分ける

本文の下書きでは、まず「何の話か」を1文で示し、その後に「なぜか」、最後に「何をしてほしいか」を置くと整理しやすくなります。図1のように3つの役割を分けると、長い事情説明の途中で目的が見えなくなるのを防げます。これは初めて書くときの手順であり、あらゆるメールに必須の固定順序ではありません。緊急の短い連絡などでは、最初に依頼を述べるほうが読みやすい場合もあります。

図1の「用件」は話題の提示、「理由」はその背景、「依頼」は相手に望む行動です。面談を変更したい場合なら、次のようにつなげられます。

I would like to change the time of our meeting.

日本語訳：面談の時間を変更したいです。

I have a club activity that afternoon.

日本語訳：その日の午後は部活動があります。

Could we meet at four instead?

日本語訳：代わりに4時にお会いできますか。

この3文では、変更したい対象、変更の理由、代わりの時刻がそろっています。ただし that afternoon の「その日の午後」は、相手がどの日か知っている場合に使えます。初めて日程を伝えるなら、曜日や日付を先に書く必要があります。丁寧な言い回しがあっても、日時の指す先が不明なら相手は返事に困ります。

依頼する行動の主体にも注意します。Could you …? は主に相手の行動を頼む形、Could I …? は主に自分の行動の許可を求める形です。Could we …? なら、自分と相手に共通する予定などを相談できます。単に丁寧そうだから選ぶのではなく、行動する人を先に決めてください。

Could you send me the schedule?

日本語訳：予定表を送っていただけますか。

Could I use the room after lunch?

日本語訳：昼食後にその部屋を使ってもよいでしょうか。

依頼の後に感謝を添えるなら、相手がまだ承諾していないことにも配慮します。Thank you for your time.（お時間をいただき、ありがとうございます。）は、目を通してもらうことへの感謝です。既に手伝ってもらったような書き方とは区別しましょう。

投書は問題から提案までをつなぐ

投書は、編集者などを窓口にして、読者にも意見を伝える文章です。メールと違って親しい相手だけが読むとは限らないため、背景を共有していると決めつけないことが出発点になります。呼びかけの例は Dear Editor,（編集者様）です。本文では、話題、現状、意見や提案、期待する効果をつなげます。

I am writing about the study room in our community center.

日本語訳：地域の施設にある学習室についてお便りしています。

It closes at five, so some students cannot use it after club activities.

日本語訳：その学習室は5時に閉まるので、部活動の後に利用できない生徒もいます。

I suggest keeping it open until six on weekdays.

日本語訳：平日は6時まで開けておくことを提案します。

This change would give students more time to study there.

日本語訳：この変更によって、生徒はそこで勉強する時間をもっと確保できるでしょう。

ここでは閉室時刻が現状で、6時までという内容が提案です。最後の would は変更した場合に見込む効果を表し、実現済みの結果とは区別しています。投書の課題に資料や条件があるときは、事実として書く部分をその情報に合わせてください。説得力を出そうとして、利用者数や全員の賛成を勝手に付け加える必要はありません。

例題で使い方を確かめる

例題1　依頼の文を並べ替える

「申込用紙を送っていただけますか」という意味になるように、次の語をすべて1回ずつ並べ替えてください。先頭の語は大文字にし、末尾に疑問符を付けます。

語群：you / form / send / could / the / me / application

1. まず行動を頼む相手を決めます。用紙を送るのは相手なので、依頼の始まりは Could you になります。
2. 次に行動を表す send を置きます。その後に受け取る人の me、送るものの the application form を並べると、誰に何を送るかが明確になります。
3. application form は「申込用紙」というまとまりです。form だけを離したり、application の前に me を挟んだりせず、名詞のまとまりを保ちます。
4. 完成した文を読み、主語と行動と対象がそろっているかを見ます。could の直後に過去形を重ねる必要はありません。

日本語訳：申込用紙を送っていただけますか。

答え：Could you send me the application form?

この答えは依頼の中心となる1文です。初めて連絡する窓口では、本文の前の部分でどの活動の用紙かを明らかにします。相手が複数の申込用紙を扱っているなら、「申込用紙」だけで対象が決まるとは限りません。文法の確認を終えた後に、ものの特定まで進むのがメールの見直しです。

例題2　用件と理由を踏まえて空所を補う

次の本文は、金曜日の放課後の面談についての連絡です。最後の文の空所に could / because / before のうち最も適切な1語を入れてください。

I am writing about our meeting on Friday after school.

日本語訳：金曜日の放課後の面談についてご連絡しています。

My club practice ends at four thirty that day.

日本語訳：その日は部活動の練習が4時30分に終わります。

(____) we start at five?

日本語訳：5時に始めることはできますか。

1. 最初の文から、話題が既に予定されている面談だとつかみます。新しい活動を申し込む文章ではないので、面談の時刻に関する相談として読みます。
2. 2文目の終了時刻を理由として受け取ります。練習が終わるのは4時30分で、5時開始ならその後になります。
3. 最後の文は理由を追加する文ではなく、相手と予定を相談する疑問文です。その役割に合う could を選び、文頭なので Could と書きます。

図2のように、理由の時刻と提案の時刻を並べて確かめると、丁寧な表現でも予定が矛盾している、という見落としに気づけます。この設定での差は30分ですが、移動に十分かどうかは場所などの条件も必要です。

図2では左の練習終了から右の面談開始へ時間が進みます。英文の that day は、最初の文にある Friday を受けています。

日本語訳：5時に始めることはできますか。

答え：Could we start at five?

例題3　理由と依頼を2文で英訳する

「私は午後には図書館で勉強する予定です。午前中に会うことはできますか」を、友人との予定の相談として2文で書いてください。1文目は予定、2文目は相談にし、「会う」には meet を使います。

1. 日本語の「私は」を1文目の主語にします。決めている予定を be going to で表すと、これからする行動だと示せます。
2. 場所と時間を付けます。at the library は勉強する場所、in the afternoon はその時間帯で、情報の役割が異なります。
3. 2文目では自分だけが会うのではなく、友人と一緒に会います。そのため we を選び、Can we …? で自然な相談にします。
4. 午後に別の予定があるので、候補を午前にする関係を確かめます。理由の文に時間がなければ、なぜ午前を提案するのか伝わりにくくなります。

日本語訳：私は午後には図書館で勉強する予定です。午前中に会うことはできますか。

答え：I am going to study at the library in the afternoon. Can we meet in the morning?

Can we …? を使ったからといって、友人に失礼になるわけではありません。関係と場面に合う自然さを優先します。Could we …? にすると、同じ予定についてもう少し控えめに相談できますが、丁寧さを上げるほどよいというものでもありません。

例題4　投書の提案を整える

「もっとベンチがあると、来園者が休みやすくなると思います。入口の近くにベンチを2つ追加することを提案します」を、投書の本文の一部として2文で英訳してください。2文目は I suggest adding で始めます。

1. まず期待する効果と具体的な提案を分けます。休みやすくなるのが効果で、入口付近に2つ追加するのが提案です。
2. 1文目は I think に続けて考えを述べます。まだ追加していないベンチの効果なので would help を使うと、変更した場合の見込みを表せます。
3. 2文目では指定された suggest adding に、数と場所を添えます。投書を受け取る相手が、どのような変更を検討すればよいか具体的になります。
4. 2文を比べ、前の文の benches と後の文の two benches が同じ提案につながるか確認します。理由と提案が別の問題を扱っていないかを見る手順です。

日本語訳：もっとベンチがあると、来園者が休みやすくなると思います。入口の近くにベンチを2つ追加することを提案します。

答え：I think more benches would help visitors rest. I suggest adding two benches near the entrance.

投書では、提案を最初に置いて後から効果を説明する書き方も可能です。大事なのは順序を唯一の正解にすることではなく、どの提案にどの理由が対応しているかを読み手が追えることです。この例の2文だけでは話題の公園が特定できないため、文章全体を書く場合は前の部分で対象を示します。

つまずきやすいところと直し方

依頼の中の疑問文をそのまま重ねる

× Could you tell me when does the club meet?

日本語訳：クラブがいつ集まるか教えていただけますか、という意図の誤文です。

どこが違うか：tell me の後で質問内容を組み込む間接疑問文では、when の後を通常の主語、動詞の順にするため、does the club meet という語順を残しません。

○ Could you tell me when the club meets?

日本語訳：クラブがいつ集まるか教えていただけますか。

間接疑問文とは、疑問の内容を別の文の中に組み込んだ形です。メールで直接質問するか、教えてほしいと頼むかを決めてから、必要な部分だけを書きます。外側が依頼の疑問文なので、文全体の最後には疑問符を付けます。

結びの慣用表現を見た目だけで続ける

× I look forward to hear from you.

日本語訳：お返事を楽しみにしています、という意図の誤文です。

どこが違うか：look forward to の to は後ろに名詞などを置く前置詞なので、動作を続けるときは hear を hearing にします。

○ I look forward to hearing from you.

日本語訳：お返事を楽しみにしています。

この文は返信を待つ場面で使える結びの表現ですが、全ての連絡に付ける必要はありません。日時の確認が必要なら、まず本文で質問を明確にします。この1文だけを置いても、相手は何について返事を求められているか判断できません。

丁寧にしたつもりで動詞を重ねる

× Would you mind to check my draft?

日本語訳：私の下書きを確認していただけますか、という意図の誤文です。

どこが違うか：Would you mind の後で相手にしてほしい動作を示すときは、to check ではなく checking を使います。

○ Would you mind checking my draft?

日本語訳：私の下書きを確認していただけますか。

この形は「確認することを迷惑に思いますか」という尋ね方なので、返事の yes と no は、日本語の「確認してくれますか」への返事と単純に重ねられません。自分が返信を書くときも、承諾の意味が伝わる言葉を添えると誤解を防げます。使い慣れない段階では、Could you check …? の形で、依頼する内容を先に安定させる方法もあります。

図3のように、見直しは相手、行動、条件の3点を順にたどります。相手に合う呼びかけでも、誰の行動を頼んでいるかがずれれば、目的は伝わりません。

図3の最後にある条件とは、日時、場所、対象などのことです。please を加えるだけで、条件の不足が直るわけではありません。また、期限が必要なら理由とともに示し、相手が当然応じられるという書き方を避けます。丁寧さは1語だけに任せず、相手が判断するための情報まで含めて整えてください。

ここで手が止まるなら、止まった単元まで一緒に戻ります。学年別個別指導コース／お問い合わせ

練習問題

練習1　並べ替え

「私が持ってくるべきものを教えていただけますか」という意味になるように並べ替えてください。先頭を大文字にし、末尾に疑問符を付けます。

語群：tell / I / you / what / bring / could / should / me

練習2　空所補充

次の2文が「招待してくれてありがとう。あなたのコンサートに行くのを楽しみにしています」という意味になるように、空所に attend の適切な形を入れてください。

Thank you for inviting me.

日本語訳：招待してくれてありがとう。

I look forward to (____) your concert.

日本語訳：あなたのコンサートに行くのを楽しみにしています。

練習3　和文英訳

「私は土曜日の午前中に働かなければなりません。代わりに午後に会うことはできますか」を2文で書いてください。1文目は have to、2文目は Could we を使います。

練習4　投書の和文英訳

地域の庭園についての投書で、「植物の近くに名前の表示を置くことを提案します。そうすれば来園者は植物について学べるでしょう」を2文で書いてください。1文目は I suggest putting、2文目は This would help で始めます。「名前の表示」は name labels とします。

答えと解説

練習1の答え：Could you tell me what I should bring?

日本語訳：私が持ってくるべきものを教えていただけますか。

what 以下は tell me に続く質問内容なので、I should bring の順にします。持ってくる人は自分です。外側の you に引きずられて内側も you にすると、相手が持ってくるものを尋ねる別の意味になります。

練習2の答え：I look forward to attending your concert.

日本語訳：あなたのコンサートに行くのを楽しみにしています。

空所は attending です。look forward to の後に動作を続ける形を確かめます。最初のお礼は招待という既に受けた行為に対するもので、2文目はこれからの催しへの気持ちなので、時間の関係も自然です。

練習3の解答例：I have to work on Saturday morning. Could we meet in the afternoon instead?

日本語訳：私は土曜日の午前中に働かなければなりません。代わりに午後に会うことはできますか。

特定の曜日の午前は on Saturday morning とします。2文目の instead が、午前に会う案を午後に替えることを示します。実際の予定を決めるには、相手の返事を受けて具体的な時刻も相談します。

練習4の解答例：I suggest putting name labels near the plants. This would help visitors learn about them.

日本語訳：植物の近くに名前の表示を置くことを提案します。そうすれば来園者は植物について学べるでしょう。

This は表示を置くという提案を受け、them は植物を指します。最後の文は、提案を実行した場合に期待できる効果です。表示を置いたと既に決まったように書かず、提案と効果をつないでいます。

次の単元へのつながりと家庭での確かめ方

次の単元で読解と英作文の進め方を考えるときにも、先に目的と必要な情報を決める手順が役立ちます。手紙の課題なら、返事に含めるべき質問が複数あることもあります。本文を整える前に設問の要求を短く書き出し、完成した英文のどの文で答えたかを対応させると、丁寧な文章なのに質問に答えていないという抜けを防げます。

家庭では5分を使い、次の2つを試してください。最初の2分は例題2の完成した本文を声に出し、各文の後で「用件」「理由」「依頼」と役割を言います。残りの3分は曜日と2つの時刻を入れ替え、練習が終わる前に面談が始まる内容になっていないか確認します。言い換えた後も、相手が質問に返事をできるだけの情報を保つのが目標です。

個別指導では、書き出しで止まる場合は宛先と目的の日本語メモまで戻り、依頼が書けない場合は行動する人と頼む動作を分けて確かめます。ご家庭でお子さまの文を見る場合も、難しい単語の有無より、誰に何を頼んでいるかを説明してもらうと、止まっている箇所が見えます。

まとめ

メールの完成は、最後に署名を書いた瞬間だけで判断できるものではありません。受け取った相手が、何の連絡かをつかみ、自分の予定や事情と照らして返事を考えられるかが基準になります。投書でも、感想を伝えた先に具体的な提案があれば、読み手はその内容を検討できます。

英語が短くても、理由と希望がつながっていれば、相手は次の行動を選べます。丁寧な依頼文の芯は、相手が返事を決められる具体性にあります。