指定校推薦のエントリーシート—別々の欄で活動の年月がずれたときの直し方｜武蔵野個別指導塾

活動欄と志望理由欄で開始月が違ったら、記録へ戻る。参加した月と役割を引き受けた月を分け、年月が指す出来事を確かめる。

同じ活動について別々の年月を書いてしまったら、先にどちらかを選んでそろえるのではなく、記録から事実を確かめます。活動の開始と役割を引き受けた時期が違う場合は、両方の年月が正しいこともあります。大学指定の用紙の指示と高校の先生の助言を踏まえて、各欄が何を指すかまで直します。

違う月が並んだ用紙を前に

よくあるのは、活動欄と志望理由欄で違う月を書いた高3が、どちらを直すべきか迷う場面です。活動欄には4月から参加したと書き、志望理由欄には6月から係として準備を担当したと書いたとします。二つの月は同じ出来事を表しているとは限りません。用紙の設問と記録を横に置き、参加開始と役割の開始を分けるところから始めます。

図1のように、欄の言葉を事実メモにつないで見ます。月の数字が異なるという発見は入口であり、それだけでどちらが誤りかは決まりません。

活動欄に求められるのは、たとえば活動の期間や内容です。一方、志望理由欄では、その経験が進路を考えるきっかけになった時点に触れることがあります。参加した日、係を任された日、行事を実施した日は同じではありません。欄の目的に合った事実を選んでいても、日付の前後に何をしたかが書かれていなければ、読み手には矛盾に見えることがあります。

反対に、どちらも「参加を始めた月」と書いているのに月が違えば、言い方の差では解消しません。記憶で選んだ月を、根拠がある月に直す必要があります。友人の記憶や古い下書きに引っ張られ、実際の参加日ではなく募集の案内を受けた月を書いてしまうこともあります。数字の見た目を合わせても、元になった出来事を取り違えたままなら、同じ誤りが別の欄へ広がります。

この作業は文章を華やかにするためではありません。提出する本人が、自分の記述がどの出来事を指しているか説明できる状態にする作業です。大学指定の様式や記入の指示は各自のものを確認します。学校推薦の制度一般から、欄の形式や訂正方法を決めることはできません。高校に届いた用紙や指示を先生と確かめ、大学への照会が必要かも先に高校へ相談します。

記録の年月に名前を付ける

まず、活動名を紙に一つ書き、その下に年月と出来事を並べます。例では、地域の清掃活動について「4月 参加開始」「6月 道具の準備係を担当」「9月 行事の準備を担当」とします。これは照合のための作例です。実際に書くときは、自分の記録にある出来事を使います。

次に、それぞれの根拠を添えます。4月の予定表に参加の記録があり、6月の係表に担当者として載り、9月の準備記録に作業が書かれているなら、3行は別々の根拠を持ちます。予定表が示すのは予定であり、実際に参加した証拠とは限りません。欠席や変更があり得るため、出欠の記録や当時のメモと照らします。係表も作成後に担当が変わった可能性があれば、実際に行った範囲を確認します。

記録の欄には、資料の名前、記載された日付、その日付が示す内容を書きます。日付がないメモは、日付のない資料として残します。資料に書かれていない月を補うと、根拠と推測の境目が見えなくなります。参加者の名前や連絡先を確認のために持ち出す必要はありません。先生に見せるときも、本人の確認に必要な部分を選びます。

そのメモとエントリーシートを並べ、各欄に書いた文に対応する事実を探します。活動欄の「4月から参加」に対しては参加開始の行を、志望理由欄の「6月に準備係を担当」に対しては係の行を結びます。片方の欄が「活動を始めたのは6月」となっていたら、参加開始の行と合いません。6月が係の開始であることを確かめたうえで、設問に応じて文を直します。

役割の照合も同じです。「準備を手伝った」と「全体を取りまとめた」は仕事の範囲が異なります。係表に名前があることだけから、全体の責任者だったとは決められません。何を担当し、どこまで自分が決めたかを当時の記録に戻して確かめます。役割名が資料にあっても実際の行動が違うときは、その違いをメモに残して先生へ相談します。

欄を結び直す今日の手順

最初に、今の用紙の控えを手元で見られる状態にします。紙なら下書きの該当箇所に印を付け、入力画面なら現在の文を安全に確認できる控えを作ります。提出先や保存方法の指示があるときはそれに従います。共有が必要な資料には、無関係な人の情報を含めないよう注意します。

次に、照合する活動を一つ選びます。活動欄と志望理由欄に出てくる名称に印を付け、年月と役割をそれぞれ抜き出します。同じ名前でも別の年度の活動であれば、一つにまとめません。逆に呼び方が略されていても、同じ活動を指すなら対応関係を書きます。欄の名前、文中の年月、何を表す年月かを一行ずつ記すと、見落としを探しやすくなります。

三つ目に、事実メモを資料で埋めます。資料の記載が参加予定であれば「予定」と書き、参加の実績と区別します。根拠が一致しない場合は、無理に多数決をしません。資料の作成日、予定変更、記録者の立場を見て、何が食い違っているかを整理します。自分で決められない箇所は空欄のまま、先生への質問に移します。

四つ目に、設問を読み直します。期間を求められている欄には、求められた範囲の期間を記します。経験を説明する欄では、参加開始と係の開始を混ぜず、どちらの出来事を述べているかが伝わるようにします。用紙に年月の形式や記入上の制約があれば、そちらを優先します。図2は、この順番を示しています。

五つ目に修正案を作り、元の各欄と再び照らします。例なら、活動欄は4月の参加開始、志望理由欄は6月の係の開始を指すと明確にします。両方を4月に置き換えると係の開始が誤りになり、両方を6月にすると参加期間が短くなります。年月を一致させることより、対応する出来事を正しく表すことが目標です。

最後に、修正した欄だけでなく、同じ活動が出る他の欄も読みます。日付を直した後、役割や活動の順番が前後していないか確かめます。先生に確認をお願いする場合は、元の記述、根拠、修正案を並べます。提出前の変更であっても、清書や入力の方法は用紙の指示に従い、独自に訂正の印を付ける前に相談します。

失敗しやすいのは、先に清書してから根拠を探すことです。記録が想定と違う場合、清書した文に合わせて記憶を修正してしまうおそれがあります。根拠が取れるまで下書きにとどめ、修正案を見直してから清書に移ります。時間が足りないときも、未確認の月を推測で確定させず、締切と未確認箇所を先生へ早めに伝えます。

違いを残す場合と止める場合

図3のように、日付の違いには二つの出口があります。異なる出来事を示し、根拠があるなら、違う年月を残して意味を明らかにします。同じ出来事を示しているのに食い違う、または根拠が足りないなら、修正前に確認を続けます。

たとえば参加開始と係の担当開始は別の出来事です。違う月を残す場合でも、「活動を始めた」「係を担当した」という動詞が曖昧なら、欄どうしが同じ開始を指しているように読めます。それぞれの動詞と対象を明確にします。年月を一方に合わせる前に、この区別ができているか見ます。

記録が見つからない場合は、活動の顧問や担任に、確認できる記録があるか尋ねます。昔の予定表しか残っていなければ、それが実績を示すかどうかも質問します。先生にも根拠が見つからない場合は、用紙の指示に沿った扱いを相談します。確かでない月を、それらしく埋めることは避けます。年月をどの精度で書けるかも、指示と相談結果に従います。

記録が壊れて開けない場合や入力画面が動かない場合も、推測して進めません。手元の別の控えがあれば版と内容を確かめ、無ければ高校に状況を伝えます。画面の障害が起きた時刻、操作の途中で何が見えたか、送信済みか不明なことをメモしておくと、先生に状況を説明しやすくなります。送信できたか不明なまま繰り返し操作する前に、確認方法を相談します。

提出後に相違を見つけたときは、自分で提出済みの記録を書き換えられると決めつけません。どの欄に何を書き、どの資料で違いに気づいたかを整理して、速やかに高校の先生に伝えます。訂正の可否や連絡経路は各大学と高校の指示によります。大学へ直接連絡する前に高校へ相談し、指示された方法を確認します。

控えを見直すもう一度の照合

欄の修正後は、最初に作った事実メモと新しい文を横に置き、読み手の立場で順番をたどります。活動への参加が先で、係の担当が後なら、その前後関係が伝わるか確かめます。役割の説明に「準備を担当」とあるだけでは、どの準備かがわからない場合があります。道具の準備をしたのか、行事の準備をしたのかを、資料で確かめた範囲で書き分けます。

別の資料に異なる月が書かれているときは、資料を作った日と、そこで述べられている出来事の日を混同しないようにします。後から作成されたまとめに早い月が書かれることもありますし、係表の配布と担当開始に間があることもあります。新しい資料だから正しい、古い資料だから正しいと決めず、予定の記載なのか実施後の記録なのかを見ます。判断材料が足りなければ、その理由を添えて先生に尋ねます。

修正案を見せる際、先生が文を整えたとしても、本人が経験した事実まで先生に代わって決めてもらうことはできません。自分が確かめたことと、確認をお願いしたいことを分けて話します。返答を受けた後も、用紙の別の欄に古い月が残っていないか点検します。途中で保存できなかった場合は、保存された控えの内容を確かめ、どこまで反映されたか不明な箇所を確認します。

用紙の記入欄が狭いときは、必要な事実を省いて別の意味にしないよう気を付けます。参加開始と担当開始が異なる理由を長く書けない場合でも、設問が求める内容を優先し、表現について先生に相談できます。別紙を付けられるかどうかも独自に決めず、記入指示を読みます。限られた欄の中で何を伝えるかは、事実を確かめた後に考えます。

先生に持っていく質問

面談では、用紙の該当欄と記入指示、年月の事実メモ、根拠として使える資料を持参します。最初に提出前か提出後かを伝え、期限が近ければその日付も知らせます。先生が判断するための材料を分けて示せば、単に「どちらが正しいですか」と尋ねるより、確認すべき点が伝わります。

「参加開始と係の開始が別の月です。この欄ではどちらの期間を求めていますか」「予定表以外に実際の参加を確かめられる記録はありますか」と聞けます。役割が曖昧なら「係表の名称と実際に担当した作業に差があります。どのように事実を確認すればよいですか」と尋ねます。提出後なら「この記述を提出しました。訂正が必要か、連絡の手順を確認したいです」と、現在の状態を先に伝えます。

先生がその場で答えられないときは、誰が何を確認し、いつ返答を受けるかを控えます。返答を待つ間の締切の扱いも尋ねます。相談したこと自体を訂正完了と考えず、指示を受けてから該当する欄と提出状態をもう一度確認します。

一緒に広げる資料

個別指導では、本人が持ってきた設問と下書き、年月のメモを並べ、同じ活動を指す箇所に印を付けて照合できます。根拠の不足や先生に聞く点を本人の言葉で整理し、事実を代わりに作らず、確認先へ持っていける形にします。

月に対応する出来事を残す

年月の違いを見つけたら、欄ごとに何の開始を示すかを確かめ、根拠のある記録へ戻ります。別の出来事なら違いを説明し、同じ出来事の相違や不明点は先生に相談します。日付の横に出来事を置くと、直すべき箇所が見えてきます。