指定校推薦の志望理由書を相談で見せる前に—下書きの個人情報を点検する｜武蔵野個別指導塾

班員の名前を伏せた写しを作り、提出原本の事実を守ります。相談前に見直すのは個人情報です。

相談に見せる下書きは、学校の指示で認められた相手と方法を確かめたうえで、提出原本とは別の写しを用意します。他の生徒の名前や家族の私的事情は、助言に必要かを考えてから、相談用の写しで伏せたり一般的な表現に置き換えたりします。原本の事実を勝手に変えず、置き換えた場所が本人にわかるように残しましょう。

夕方の下書きに残った名前

よくあるのは、班員の名前入りの下書きを相談先へ渡しかけた夕方という場面です。活動を思い出しながら書いたので、誰が何を言ったかまで記録されています。志望理由とのつながりを見てほしい一方、その名前が助言に必要かはまだ考えていません。

そこで渡す手をいったん止めます。名前を消せば文章の意味が変わらないか、ほかにも私的な情報が残っていないかを、別の写しで確かめます。相談できる範囲そのものがわからない場合は、下書きを送る前に高校の担任や進路指導の先生へ尋ねます。

詳しく書いた記録が、そのまま相談用になるとき

下書きには、記憶をたどるための情報が入りやすいものです。活動の場面を具体的にしようとすると、班員の氏名、家族の出来事、話した場所などが、自分の考えと一緒に並びます。書いた時点では自分の手元にあっても、相談先へ渡せば、読む人が増えます。記憶のために必要な情報と、助言のために必要な情報は同じではありません。

例えば、自作の下書きに「班員の青木さんが地域の案内を読みづらいと言い、私は文字の大きさを見直しました」とあったとします。相談したいのが、活動と志望理由のつながりであれば、相手の氏名はなくても、意見を受けて本人が何をしたかは説明できます。「班員から読みづらいという意見を受け、私は文字の大きさを見直しました」とすれば、その関係を保ちながら名前を外せます。

ここで気をつけたいのは、名前を消すことと、相手の役割を消すことは違う点です。「私が読みづらさに気づきました」と直せば、助言を受けたという事実が変わります。自分の行動を伝えるために他者の名前を伏せることと、他者の行動を自分の発見にすることは別の作業です。図1のように、元の記録から相談に必要な関係を残し、不要な名前を外します。

図1の「意見」と「自分の修正」はつながっています。名前を伏せても、この矢印まで消してしまうと、助言を受けて考えた経緯が読み取れません。相談相手に見せたいのは、自分の志望を支える経験と考えの筋道です。読者の興味を引くために、他の人の私的な事情を詳しく並べる必要はありません。

家族に関する記述も同じように考えます。「家族が困っていたので関心を持った」という経緯を説明したいとき、病名や家庭内の細かな事情まで見せなくても、何に関心を持ち、どんな学びをしたかを相談できる場合があります。一方、漠然と「家族のこと」とするだけでは、自分の関心と学びの間が見えなくなることもあります。情報を減らしながら、考えのつながりが残るかを見ます。

相談用の写しで照合する場所

まず、下書きを上から読み、本人以外の人を指す言葉に印を付けます。氏名だけでなく、役職、学年、関係、具体的な出来事の組み合わせも見ます。名前を消しても、狭い集団で特定の人を思い浮かべられる記述が残るかもしれません。自分が知っている相手を想像しながら読むと、説明が足りない場所にも、詳しすぎる場所にも気づけます。

次に、印の付いた部分ごとに、相談相手へ聞きたいことを書き出します。「経験から志望理由へのつながりが伝わるか」を聞きたいなら、必要なのは意見を受けたこと、自分が行った見直し、その経験から考えたことです。班員の名前はその質問に直接必要とは限りません。活動の役割を見てほしいなら、誰の行動かを区別する語は残し、名前は「班員」などに置き換えます。

家族の事情については、どの部分が自分の経験で、どの部分が家族本人の私的な情報かを分けます。たとえば、家での会話をきっかけに福祉に関心を持ったとしても、相談相手が文章のつながりを見るために、家族の詳しい経過を知る必要があるとは限りません。「家族との会話をきっかけに、地域の支援について調べました」としても自分の行動が説明できるか、前後の文を読みます。

ただし、何を残せばよいかは文章と相談目的によって変わります。消した結果、「なぜ調べたのか」がわからなくなったら、事情を詳しく戻す前に、きっかけを一般的な言葉で説明できないか考えます。本人が経験していない出来事を補ったり、事情を別の事実に置き換えたりはしません。曖昧なところは空けたまま相談し、原本でどう扱うかを先生と確認します。

写しの点検では、本文だけでなく、余白に書いたメモや追記も読みます。相談のために消したつもりでも、別の段落に同じ名前が残っていることがあります。紙の両面や複数のページ、画面上のコメント欄など、自分が渡す範囲を確認します。渡す方法が学校の指示で決まっているときは、その指示に従います。見られる範囲や方法に疑問が残る場合は、内容を渡す前に高校へ相談します。

提出原本については、大学や高校の指示に従う必要があります。相談用の省略表現をそのまま原本に移せばよいとは限りません。原本に必要な情報や表現がわからないときは、学校の指示を確かめます。相談用の写しで伏せたことを、提出時に事実を隠す方法として扱わないようにしましょう。

写しを作り、削った場所を見直す

作業を始める前に、学校の指示で認められた相談相手と渡し方を確かめます。相手が許されているか判断できない場合は、名前を消していればよいと決めず、渡す前に高校へ聞きます。相談の目的も「志望理由とのつながりを見てほしい」など、短い言葉にしておきます。

次に、原本を手元に残し、相談用の写しを別に作ります。紙なら原本と写しを見分けられるようにし、画面上でもどちらが相談用か自分にわかるようにします。原本を編集する前に区別することで、相談のための省略を提出用の事実と取り違えることを防げます。写しを作れないときは、原本を直接加工せず、学校に適切な方法を尋ねます。

写しにある他の人の氏名や私的事情を拾ったら、相談の質問に照らして必要性を考えます。さきほどの班の例では、氏名を「班員」に置き換え、読みづらいという意見と本人の修正を残しました。次に前後を読み、意見を言った人と直した人が入れ替わっていないかを確かめます。削る前と後の文章を見比べ、経験の意味が変わっていなければ、相談用として使えます。

図2のように、相手と方法を確かめ、写しを作り、必要性を判断し、原本と照合します。線で順番を示していますが、照合で意味の変化に気づいたら、必要性の判断へ戻ります。削る作業は一度で終わらせる必要はありません。

例えば「父の詳しい事情を聞き、地域の相談窓口を調べました」という下書きがあったとします。事情の詳細が志望理由の検討に必要か迷うなら、相談用では「家族との会話をきっかけに、地域の相談窓口を調べました」としてみます。この置き換えは、調べた行動を残しつつ、家族の詳細を広げないための工夫です。実際に会話がなかったなら、その文は使えません。原本と照らして事実に合う表現を選びます。

置き換えた箇所は本人の手元でわかるようにします。「氏名を役割に変更」「家族の詳細を省略」といった短いメモがあれば、助言を受けた後にどこが変わったか追えます。そのメモにも私的な内容を繰り返し書く必要はありません。原本の場所と、写しのどの部分を変更したかを対応させておけば十分です。

最後に相談相手へ渡す範囲をもう一度読みます。本人の活動が伝わるか、伏せた部分が残っていないか、余白や別ページも含めて確かめます。相談時には「氏名と家族の詳細を伏せた写しです」と伝え、伏せた部分を推測して補ってもらうよう求めないこともできます。助言を受け取ったら、原本に反映する前に、事実と学校の指示に照らして自分で判断します。

伏せた結果、説明が途切れた場合

別の失敗として、私的な情報を減らそうとして、活動の理由まで消してしまう場合があります。例えば、家庭の事情を含む段落を丸ごと削ったところ、「その経験から学びたいと思いました」だけが残れば、「その経験」が何を指すのか読み手には伝わりません。伏せたこと自体は意図に合っていても、相談したかった文章の筋道が見えなくなります。

図3のように、つながりが切れたら、詳細をそのまま戻す前に、きっかけと本人の行動を分けて考えます。自分の経験に合う範囲で「家族との会話をきっかけに」と書き、続けて「地域の窓口を調べた」と置けば、詳細を増やさず経緯を示せる場合があります。これは作業の例であり、どの家庭にも同じ表現が当てはまるわけではありません。

図3の右側にある本人の行動まで消えていないかも確かめます。きっかけを一般化した結果、実際には調べていない活動を補ってしまっては、相談用であっても事実が変わります。正確な言葉が浮かばなければ、無理に完成させず「ここは省略したため、つながりを相談したい」と示し、認められた相手に尋ねます。

氏名を別の人の名前に変えてしまうのも避けます。別の実名を使えば、余計な情報が増えるうえ、行動の主体を誤解させます。役割を示す言葉で足りるか考え、役割も明かす必要がないなら「他の人」など、事実を変えない範囲の表現を検討します。相談の途中で詳しい事情を聞かれても、渡す範囲に迷いがあればその場で説明を増やさず、高校に確かめてから判断できます。

もし渡した後に消し忘れに気づいたら、気づいた内容と渡した相手、渡した範囲を整理し、速やかに高校の先生へ相談します。自分の判断でなかったことにせず、相手への連絡方法やその後の扱いは学校の指示を確認します。相談用の写しを回収できるかどうかも、その場で決めつけません。

先生や家族と確かめたいこと

先生には、相談する相手と渡し方が学校の指示に合うか、まず尋ねます。そのうえで、伏せた写しでも志望理由のつながりを見てもらえるかを聞きます。提出原本で必要な情報があるか迷う場合は、相談用の省略と提出時の扱いを分けて質問します。大学への問い合わせが必要か迷うときも、先に高校へ相談します。

家族に関わる内容なら、何を相談相手に見せようとしているかを本人が説明し、詳しい事情を出さずに経緯が伝わるか話し合えます。保護者はお子さまの文章を代わりに作るのではなく、本人が残したい経験と伏せたい部分を聞き取る役になれます。家族の了承を得たという理由だけで、学校の相談方法の指示を省いてよいとは限りません。

一緒に見るときの手元の資料

個別指導で相談することが学校の指示に照らして認められているなら、相談用の写しと、伏せた場所が自分でわかる短いメモを持ってきます。写しを読みながら、自分の行動と志望理由のつながりが残っているかを確かめます。原本や他の人の詳細を見せなければ答えられないか迷う質問は、その場で埋めず、高校へ確認する項目として持ち帰ります。

渡す直前の読み手を変えた点検

最後に、事情を知らない人の立場で写しを読みます。伏せた人の役割が前後で変わっていないか、自分の行動の理由が読めるかを確かめます。わからない箇所には、詳細を足す前に質問の印を付けます。相談の目的と関係しない情報が見つかったら、渡す範囲から外すことを検討します。

助言を受けて書き直す際にも、写しで使った一般的な表現をそのまま提出原本に貼り付ける前に、元の記録と見比べます。判断に迷った部分は先生に尋ね、事実を知る本人が最終的な文章を確認します。

まとめ

相談用の写しは、必要な助言を受けるために情報を選び直す場所です。名前や家族の詳細を減らしても、誰の行動か、何を考えたかという筋道は残します。原本と見比べ、事実を守りながら渡す範囲を決めれば、自分の志望を自分の言葉で検討できます。