志望理由書をワードで作るとき—指定様式の枠がずれた原稿をどう点検するか｜武蔵野個別指導塾

原本と印刷物の枠、頁の切れ目、文字の欠けを順に照らし、提出前の見落としを減らせます。

指定様式に入力した志望理由書は、文章を読み終えた後に、配布された原本と提出物の形を照らしてください。枠の位置、頁の切れ目、文字が端で欠けていないかを順に見ます。違いを見つけたら、文章の控えを残し、どこで形が変わったかを確かめてから戻します。学校が示した提出形式や記入の指示も、該当年度の募集要項や記入例で確認します。

よくあるのは、高3が机で印刷した志望理由書を見て、文章の入った欄の枠だけが次の頁へ飛んでいることに気づく場面です。画面では文章を読み返せたので、そのまま提出できると思っていました。ところが紙を原本と並べると、欄の位置も頁の切れ目も違います。ここでは特定の学校の実例ではなく、点検の練習として考えます。

文章が読めても、様式の形は別に見る

志望理由書では、内容が伝わることと、指定された欄に収まっていることの両方を確かめます。文章の意味を追っていると、目は文の始まりから終わりへ動きます。その読み方では、枠の下辺が別の頁へ移ったことや、欄の外へ文字が出たことを見落としやすくなります。読み返した回数が多くても、形を見た回数とは限りません。

図1のように、まず基準になる原本を置き、入力後の原稿と印刷物をそれぞれ照らします。原本は学校から配られた様式です。入力後の原稿は自分が記入したもの、印刷物は実際に紙に出したものです。この3つは同じ役割ではありません。原本で欄と頁の配置を知り、入力後の原稿で文字の入り方を見て、印刷物で紙の上に何が現れたかを確かめます。

枠が次の頁へ飛んだとき、すぐに文章の末尾を削りたくなるかもしれません。しかし、欄の形が変わった原因は、紙を見ただけでは決められません。文字の入り方、余白、頁の切れ目など、どこに差が出たかを順に見ます。文章を削る前に、原本にあった枠と見出しがどの頁にあるかを押さえると、戻す場所を探しやすくなります。

また、原本と違う見た目が必ず入力の失敗だとは限りません。学校が別の頁に続けるよう指示している場合も考えられます。反対に、印刷物が一見整っていても、原本にあった欄の名前や区切りが消えていれば、同じ形とは言えません。見た目の好みで判断せず、配布様式とその指示に照らします。

読み手にとっては、文章の最後が読めるかと、欄の境界が保たれているかは別の確認です。枠が残っていても文字の下端が切れていれば内容を読み取れません。文字が読めても、別の欄へ入り込んでいれば、どの問いへの答えかが曖昧になります。原本の欄の名前と、自分の文章の対応も一緒に見る必要があります。

原本と紙を並べて差を見つける

作業に入る前に、学校から配布された原本を変更しない状態で確保し、入力した原稿の控えも残します。控えには、修正前の文章が読めることを確認します。間違いを直そうとして別の欄まで変わった場合、元の文章に戻れるようにするためです。原本の取り扱いや提出方法について学校の指示があれば、それを優先します。

次に、該当年度の募集要項、配布様式、記入例を手元で照らします。入力が許される欄、提出する形、印刷に関する指示があるかを調べます。学校によって指示は異なり得るので、以前使った書類の扱いをそのまま当てはめません。記入例がある場合も、文章を写すためではなく、欄の位置や記入範囲を読むために使います。

図2のように、確認は外側から内側へ進めます。頁の並びを見た後で枠を見て、最後に文字を追います。いきなり誤字を探し始めると、頁そのものが増えたことに気づかず、細部の直しを先に進めてしまうからです。原本と印刷物を同じ向きに置き、対応する頁を並べると差を見つけやすくなります。

最初に頁をめくり、原本の各頁にある見出しと欄が、印刷物のどこにあるかを指で追います。途中で余分な白い頁が見えても、すぐに取り除いたことにしないでください。前後の枠や文字が移っていないかを見ます。頁数が同じでも、頁をまたいだ場所が違うことがあります。数を比べるだけでなく、切れ目の両側にある欄の名前を照らします。

次に、枠の上辺、左右、下辺の順に目を動かします。原本で閉じている枠が印刷物でも閉じているか、欄名と記入する場所の関係が保たれているかを見ます。枠が次の頁へ移った場合は、移った枠の上に何が残り、次の頁のどこに続いているかを書き留めます。見た目だけを整えるために線を描き足したり、新しい様式を作ったりせず、配布された形へ戻すことを目標にします。

続いて、各欄の最初と最後の行を読みます。特に枠の際にある文字は、右端や下端が欠けていないかを紙で確かめます。原稿上で読めた文字が紙にも現れているか、文章の控えと一行ずつ照らしてください。最後の句点まで見えたとしても、その手前の行に欠けがないかは別に見ます。欄に書いた文章を頭の中で補いながら読むと、紙にない文字を見たつもりになることがあります。

差が見つかったら、問題の箇所と、その前後の状態を控えます。入力後の原稿に既に同じ差があるのか、印刷物で初めて見えたのかを分けます。前者なら入力した欄の状態から、後者なら提出方法や印刷に関する学校の指示から確認を始めます。どちらの場合も原因を決めつけず、変更した箇所と結果を対応させます。修正後は問題の一箇所だけで終えず、原本との頁、枠、文字の順の照合をやり直します。

直しても元の配置に戻らないときは、試行を重ねて形を崩す前に、原本と控えを保持します。学校が示した問い合わせ先や、学校の進路指導の担当に、様式のどの欄がどのように移ったかを具体的に伝えます。提出までの時間が限られている場合も、指示を確かめられないまま独自の様式に置き換えないことが必要です。

照合の順番を家でも保つ

保護者がお子さまの印刷物を見る場合も、先に文章を言い換えるのではなく、原本と同じ欄を指して差を伝えると作業を分けられます。「この頁の下の線が次の頁にあります」と場所を示し、本人が原稿と控えを見比べます。内容への意見と様式のずれを同時に直そうとすると、何を変えた結果なのか追いにくくなります。

複数の変更を一度に加えた後で形が崩れた場合は、控えに戻り、変えた点を整理します。欄の内容を戻した後は、以前と同じ位置に枠があるかを原本で確かめます。変更の前後を見比べても原因がわからない場合、見た目を整える操作を繰り返すより、状況を記録して確認先へ示す方が、残すべき文章を守りやすくなります。

提出する直前に新たな欠けを見つけた場合にも、直前の版を控えてから、欠けた場所と原本の対応を確認します。期限の扱いを推測して進めず、学校の指示と連絡先を確かめてください。修正が間に合うかどうかと、実際に提出できる形式かどうかは別の問いです。判断できない点をそのままにせず、今見えている事実を短く整理して尋ねます。

枠が移った箇所をどう直すか

たとえば、練習用の配布様式に「志望理由」の欄があり、そこに次の短い文を入力したとします。これは欄の点検のための断片で、完成した志望理由書ではありません。

修正前の断片：「私は、身近な場所で人が集まる機会に関心を持ち、大学でそのあり方を学びたいです。」

印刷すると、この文のある枠の下辺が次の頁に移っていました。文自体は最後まで読めても、原本では同じ頁にあった欄の境界が分かれています。この状態で「内容が読めるからよい」と判断すると、原本との違いが残ります。逆に、枠を戻すために文を大幅に切り詰めると、本人が残したい関心まで消すおそれがあります。

そこで原本と入力後の原稿、印刷物を並べ、どの欄から配置が変わったかを調べます。入力内容を控えたうえで、学校の指示に沿って配布様式の状態へ戻し、必要な文章を欄に入れ直します。その際、文章を変える必要があれば意味を保ちながら短くし、どの言葉を省いたかを控えと比べます。

修正後の断片：「私は、人が集まる場のあり方に関心を持ち、大学で学びたいです。」

ここでは「身近な場所で」という範囲を省いています。短くなった一方、関心が生まれた具体的な場面は、この断片だけでは伝わりません。別の部分でその場面を書けるか、欄の問いと学校の指示に照らして検討します。短くすれば常に良いのではなく、残った意味と失われた意味を比べることが必要です。

再び印刷したら、枠が原本の位置に戻ったかを見ます。さらに、短くした文の末尾まで紙に現れているか、隣の欄が動いていないかも確認します。文章の見直しと形の見直しを往復すると、枠を直したつもりで別の欠けを残すことを防げます。

ずれを広げないための3つの戻し方

図3には、点検で見つかる差を3種類に分けて並べています。差が見えたら控えと原本を残し、以下の説明で確かめ直す箇所を選びます。修正を終えた提出物も、原本と再び照らします。

1つ目は、枠の移動を見て文章だけを削り続けることです。文章が短くなっても、原本の枠が戻ったとは限りません。まず移動した欄の前後を原本と比較し、入力後の原稿で差が始まる位置を探します。文章の修正が必要なときも、意味が失われていないか控えと比べます。

2つ目は、画面で見えた文字を紙でも読めると思い込むことです。印刷物の端が欠けていたら、原稿の控えと紙を同じ行から追い、欠けた箇所を特定します。紙を確認する必要があるか、どの形式で提出するかは学校の指示によります。紙で提出する場合は、実際に提出するものを見て、直した後にも読み直します。

3つ目は、枠の形を優先して別の欄に文章を移してしまうことです。欄名が示す問いと答えの対応が崩れると、文が収まっていても点検は終わりません。原本の欄名に戻り、控えた文章のどの部分がその問いへの答えなのかを確かめます。適切な欄に戻してから、枠と頁を再度見ます。

提出前に迷いやすい点

枠が少し動いただけでも直すべきですか

まず原本と並べ、どの境界や欄名がどこへ移ったかを確かめます。学校の指示が許す範囲を推測せず、配布様式や記入例を見て判断します。判断できないときは、差が出た箇所を具体的に示して学校の問い合わせ先に確認します。自分で線を足して同じに見せることは、原本との照合の代わりになりません。

文章が欄に収まらないときは何を先に削りますか

最初に、入力する欄と提出に関する指示を確かめます。そのうえで控えを見ながら、同じ内容を繰り返した箇所や、問いに直接つながらない言葉を検討します。本人の観察や学びたい理由を消して形だけ整えると、文章の目的が変わってしまいます。削った後は、欄に収まるかと意味が伝わるかの両方を読みます。

印刷物と原稿の見え方が違う場合はどうしますか

原本、入力後の原稿、印刷物を並べ、差が現れる段階を分けます。印刷物で初めて欠けるなら、その部分を控えと照合し、学校が示す提出や印刷の指示を確認します。原稿の時点で枠が移っているなら、その欄の前後を先に見ます。解決できない場合は状態を具体的に伝えて確認し、未確認の方法で提出できると決めつけません。

原稿を見るときに残したいこと

個別指導で原稿を見るときは、まず配布様式の欄名と、本人が書いた答えの対応を一緒にたどります。次に原本と提出予定のものを並べ、頁の切れ目、枠の位置、文字の端を確かめます。お子さまが書いた理由を短くする必要が生じたときには、削る前後で何が伝わるかを比べ、本人が残したい内容を聞きます。学校の指示と異なる独自の様式を作ることはしません。

机の上で次の頁へ飛んだ枠を見つけたら、まず原本の対応する欄に目を戻します。控えた文章と印刷物を順に照らし、枠が戻った後も欄名と文字の端まで確かめます。最後に手元に残るのは、読める文章と、配布された形を照合した提出物です。