帰国子女の中学受験の必要書類—海外在留証明書と成績の写しを帰国前にそろえる｜武蔵野個別指導塾

立川国際の海外在留証明書は学校所定の様式で、滞在期間と在留地、お子さまが一緒に海外にいたことまで書きます。帰任の内示を待たず、勤務先の総務へ学校ごとの様式での記入を頼んでおきましょう。

帰国生入試の書類の芯は二つです。保護者の勤務先が書く海外在留証明書と、現地校が出す成績の書類です。どちらも日本に戻ってから頼むと、時差と郵便と担当者の異動に阻まれ、思ったより日数がかかります。受ける学校の要項から書類の名前を抜き出し、赴任先にいるうちに「誰に頼む紙か」で束ねて、同じ週にまとめて頼んでください。下の表は、2027年度入学の2校の要項から、書類に関わる行だけを抜いたものです。

よくあるのは、赴任先の居間で、東京の本社の総務にあてて在留証明書を頼むメールを書いている夜という場面です。こちらは夜の10時を回ったところで、東京はもう翌日の朝なのか、まだ昼なのか、指を折って数えます。件名に学校名を入れるべきか、学校の様式を添付してよいのか、2校分を一通で頼んで失礼にならないか。送信のボタンの上で手が止まったまま、時間だけが過ぎていきます。迷っているのは文面ではありません。どの紙を、誰に、いつまでに頼むのかの対応が、まだ頭の中で一枚の表になっていないのです。

書類は「書く人」ごとに三つの束に分かれる

帰国生入試の書類は、学校が違えば名前も出し方も変わります。それでも「誰がその紙を書くのか」で分けると、表に挙げた2校の書類は三つの束のどれかに収まります。図1のように、勤務先が書く紙、現地校が出す紙、家庭で用意する紙です。

一つめの束は勤務先です。海外在留証明書は、保護者がどの国のどの町にいつからいつまで住み、そこにお子さまも一緒にいたことを、会社などが証明する紙です。立川国際の令和9年度の要項は、学校所定の様式で、保護者の勤務先などが作ると定めています。女子聖学院の2027年度の要項も、出願に欠かせない書類として挙げ、様式を学校の頁から取るよう書いています。

二つめの束は現地校です。成績表や成績証明書は、お子さまが通った学校でなければ出せません。立川国際は、事前相談に海外での成績表を2年分以上持って行き、出願では海外の最終の学校の成績証明書を出す流れです。すでに日本の小学校に移っているお子さまは、その小学校に報告書を書いてもらい、厳封して出す決まりもあります。帰国の時期によっては、現地校に加えて日本の小学校も頼む先に入るわけです。

三つめの束は家庭です。パスポート、学校所定の相談票や生活の記録、入学願書、英語などの検定の合格証の写しがここに入ります。家で書ける紙は後回しにされがちですが、パスポートは志願者に加えて両親の分も要ります。片方の親が赴任先に残る家庭では、これがいちばん動かしにくい紙になります。

答えを変える条件は、ほかに二つあります。一つは出し方です。同じ海外在留証明書でも、女子聖学院は画面に上げ、立川国際は窓口に持って行きます。様式も学校ごとに別なので、一枚を使い回せません。もう一つは書類の言葉です。立川国際は、事前相談に持って行く成績表の具体は予約の電話で説明すると案内しているので、英語以外の言葉で書かれた成績表なら、そのときに扱いを聞いておくと迷いません。高校まで見通すと、ICU高校の2027年度4月入学の帰国生徒入試では、在籍校が出す成績証明書が日本語でも英語でもない言葉で書かれていれば、外部の機関に頼んだ翻訳も添えるよう求め、成績書類を在籍校の封筒で厳封させています。

資格の年数の数え方や、中学・高校・大学のどこに帰国の枠があるかは、帰国の枠を学年ごとに並べて見渡した総論で扱いました。ここから先は、紙をそろえる段取りに話を絞ります。

一枚ずつ、何が書かれていれば通るか

頼む相手に伝えるべきなのは、紙の名前ではなく、その紙に何が書かれている必要があるかです。要項の文から、それを一枚ずつ読み出していきます。

海外在留証明書から始めます。立川国際の要項が求めるのは、保護者の勤務先などが作り、滞在期間（2年以上）と在留地、そして志願者が保護者とともに海外に在留していたことがはっきり書かれた紙です。三つのうち、会社の定型の書類から抜けやすいのは三つめです。会社は社員の赴任を証明するのには慣れていても、家族が一緒に住んでいたことまでは書かないことがあります。様式は学校の頁から落として記入するよう、事前相談の御案内にも書かれています。要項には「又はこれに代わるもの」という言い方もありますが、何が代わりになるかまでは書かれていません。家庭で判断せず、事前相談の予約のときに聞いてください。

女子聖学院の海外在留証明書は、出願のときに必ず要る書類で、様式は学校の頁からダウンロードします。記入と証明を誰がするかは様式そのものに書かれているので、落としたら最初にその欄を読み、勤務先に頼む部分と家庭で書く部分を分けておきます。提出は出願を済ませた後で、マイページの書類提出のボタンから、PDFかJPEGにして上げる流れです。女子聖学院の資格は、原則として海外の教育機関に1年以上通い、帰国後3年以内であることなので、届いた証明書の日付と現地校に通った期間を並べ、この条件に合うかを家族で一度確かめておきます。

成績の書類は、立川国際では二回出てきます。一回目は事前相談で、海外での成績表を2年分以上持って行きます。二回目は出願で、海外の最終の学校の成績証明書を出します。ここで求められているのは、日本の6年の義務教育にあたる課程を終える見込み、または終えたことがわかる書類です。学期ごとの成績表と、課程の修了を示す証明書は、現地校では別の窓口が出すこともあります。頼むときは二つを分けて書き、どちらが要るのかを相手が取り違えないようにします。

パスポートは、立川国際の事前相談で、志願者と両親の3名分を見せます。条件は、日本を出た日と帰った日が確かめられることです。赴任の途中で旅券を作り直した家庭は、出国の日の記録が古い旅券にしか残っていないことがあるので、古い旅券も手元にあるかを荷造りの前に確かめておきます。

学校所定の紙は、家庭で書きます。立川国際の事前相談に持って行く相談票、出願で出す入学願書と生活の記録がそれです。どれも学校の頁にある様式で、家族が書く紙なので、締切の直前でも書けると思われがちです。けれども、相談票に書く海外の学校の名前や在籍の期間は、成績表や在留証明書の日付と食い違ってはいけません。勤務先と現地校から紙が届いたら、その日付を横に置いて書くのが順番です。

検定の合格証の写しは、女子聖学院では任意の書類です。英検準2級以上などを持っていれば写しを上げます。加点の表の読み方はここでは扱わず、合格証の原本がどの箱に入っているかを、帰国の荷造りの前に確かめておくことだけを書いておきます。

書類で足止めされる場面と、その直し方

書類のつまずきは、出願の直前にまとめて見つかります。図2のように、よく起きる三つの場面と、それぞれの直し方を並べておきます。

一つめは、会社の定型の書式で済ませてしまう場面です。会社によっては社員の赴任を証明する決まった書式があり、何も添えずに頼むとそれが届きます。けれども立川国際が求めるのは学校所定の様式です。最初のメールに学校の様式を添付し、「この様式への記入をお願いしたい」と一行目に書けば、この行き違いはほぼ起きません。

二つめは、家族と期間の欄が抜ける場面です。赴任が続いている最中に頼むと、在留の終わりの日が空いたままになったり、社員本人の名前しか書かれていなかったりします。立川国際の資格には、海外に連続2年以上住んでいる最中の子も入るので、終わりの日が空くこと自体はありえます。その書き方を学校がどう扱うかは、事前相談で現物を見せて確かめるのが確実です。お子さまの名前と、一緒に住んでいたことの一文だけは、頼む段階で外さないよう念を押します。

三つめは、成績表が1年分しか手元にない場面です。現地校の成績を学校のWebの画面だけで見ていた家庭は、退学の手続を済ませると、その画面に入れなくなることがあります。立川国際の事前相談は2年分以上を求めているので、帰国が決まった時点で、過去の分を紙かPDFで保存しておきます。

ほかにも細かい落とし穴があります。女子聖学院の出願サイトでは、一度に上げられるのは1ファイルだけで、2種類以上はそれぞれ別に上げます。在留証明書が2枚にわたるなら、上げる前に1つのPDFにまとめておきます。締切の時刻も要注意です。女子聖学院の要項は日時をすべて日本時間で書いているので、11月23日（月）23時59分の締切は、ドイツなら同じ日の午後4時前、アメリカの西海岸なら同じ日の朝7時前にあたります。現地の夜に上げるつもりでいると、その時にはもう締め切られています。

そして、出した紙は戻ってきません。女子聖学院も立川国際も、提出した書類を返さないと要項に書いています。様式が学校ごとに違うので、在留証明書は受ける学校の数だけ要り、持参する立川国際の分は原本を渡したきりになります。家庭の控えとして、渡す前に写しを取っておきます。

赴任先にいるうちに終える順番

逆算の起点は、いちばん早く紙が要る日です。図3のように2027年度の2校の日付を並べると、最初の関門は出願の日ではなく、立川国際の事前相談だとわかります。

立川国際の事前相談は、2026年9月17日（木）から12月24日（木）までの月・木・金（祝日などは除く）に開かれ、オンラインでは行いません。来校は保護者だけでかまいませんが、在留証明書も成績表もパスポートも、その日に机の上に並べる必要があります。家族がまだ海外にいるなら、保護者のどちらかが一時帰国する日を、この期間の月・木・金に合わせて決めることになります。予約は原則電話で、海外にいて電話が難しいときに限りメールで受けると案内されています。この相談は6年生にあたるお子さまの保護者が対象で、5年生以下はその受検の年度に受けるよう書かれているので、前の年に済ませておくこともできません。

女子聖学院の出願は、事前相談の期間の途中にあたる2026年11月11日（水）から23日（月）までで、在留証明書はこの間に画面に上げます。立川国際の出願は、年が明けた2027年1月8日（金）と12日（火）の2日だけで、持参です。

ここから逆にたどると、家族の動く順番は次のようになります。

1. 受ける学校を決め、要項から書類の名前を全部書き出す
2. 学校の頁から様式を落とし、勤務先・現地校・家庭の三つに振り分ける
3. 勤務先と現地校に、様式を添付して同じ週に頼む。学校ごとの期日はメールの最初に書く
4. 届いた紙の日付を見ながら、相談票や生活の記録など家庭の紙を書く
5. 立川国際なら事前相談へ、女子聖学院なら出願サイトへの提出へ進む
6. 立川国際の出願の日に、原本をまとめて持って行く

勤務先の返事にかかる日数は、社内の決裁の流れや郵送の有無でまったく違います。最初のメールで届くまでの見込みを聞いておけば、3と5の間にどれだけ余白があるかが見えます。帰任の内示が出る前でも、受ける学校が決まっていれば3までは進められます。内示を待ってから動くと、引っ越しの手配と書類の依頼が同じ週に重なり、どちらかが遅れます。

総務・現地校・学校の窓口で聞くこと

そのまま読み上げられる形で、頼む先ごとに並べます。

勤務先の総務に聞くこと

• 学校所定の様式に、会社として記入と証明をしてもらえますか。2校分を同時にお願いできますか。
• 赴任が続いている今、在留の終わりの日はどう書いてもらえますか。
• 様式にある、子どもの名前と一緒に住んでいたことの欄まで書いてもらえますか。
• 届くまでに何日ほどかかりますか。郵送ですか、PDFですか。

現地校の事務室に聞くこと

• 過去2年分の成績表を、退学した後も出してもらえますか。
• 6年の課程を終える見込み、または終えたことを示す証明書は、いつ出せますか。
• 成績表と証明書は、同じ窓口でお願いできますか。
• 英語以外の言葉で書かれた成績表に、英語の版はありますか。

受ける学校に聞くこと

• 事前相談に持って行く成績表は、どの書類を何年分ですか。英語以外の言葉の成績表はそのままでよいですか。
• 父母の一方が赴任先に残ります。その親のパスポートは写しでもよいですか。
• 勤務先からPDFで届いた在留証明書を印刷した物は、出願に使えますか。
• 要項にある「これに代わるもの」には、どんな書類が当たりますか。
• 女子聖学院の資格に準ずる海外の経験の場合、事前の相談はどう申し込めばよいですか。

1対1の授業で書類を開く理由

立川国際の帰国の枠では、出願で出す成績証明書などに点は付かず、面接の手元の資料に回ります。資料になる以上、面接でその紙に書かれたことを尋ねられても不思議はありません。授業では、お子さまと一緒に現地校の成績表と在留証明書を開き、そこに書かれた科目や町の名前、先生の評価の言葉を、お子さまが日本語で説明できるかを確かめます。英語で書かれた評価は訳して終わりにせず、その先生に何をほめられ、何を求められたのかを、お子さまが自分の言葉で言い直せるかまで見ます。紙の取り寄せは家庭が進め、授業では紙に残った事実と、作文や面接で話す海外の場面が食い違わないところまで戻ります。

送信のボタンを押す前に

件名は「海外在留証明書の作成のお願い（2校分）」で足ります。止まっていた指は、二つの様式を添付し、学校ごとの期日を本文の一行目に書いた時点で、もう押してかまいません。東京が朝を迎えるころには、お子さまの受験の最初の一枚を頼む文面が、総務の机の上で開かれています。