【小学国語】手紙・報告文・紹介文の書き方を図解で総まとめ—相手と目的に合う書き方｜武蔵野個別指導塾

手紙の4つの部分と、報告文で事実と考えを分ける方法を図で整理します。お礼の手紙や観察の報告、低学年向けの紹介文を作る例題を通して、相手に必要な情報を選ぶ練習ができます。

よくあるのは、理科室の実験台の脇で観察のメモを広げたお子さまが、「楽しかったです」と書いた後、その先で鉛筆を止めてしまうという場面です。教えてくれた方へのお礼を書くのか、欠席した友達に観察の結果を伝えるのか、下の学年に観察の道具を紹介するのか。同じ体験でも、文章の目的によって続ける内容は変わります。

書き出しを思いつけないとき、難しい言葉を探す必要はありません。まず「だれに」「何のために」「何を伝えるか」を決めます。すると、お礼なら助けてもらった出来事、報告なら調べ方と結果、紹介なら相手が知りたい特徴が文章の中心になります。

手紙・報告文・紹介文には、それぞれ伝わりやすい形があります。ただ形を埋めるだけでなく、その場所に何を書くのかを理解することが大切です。短いメモから必要な材料を選び、順番を決め、読み手が迷わない文章へ整えるところまで確かめましょう。

この単元で身につけること

• 相手と目的を決めます。「先生にお礼を伝える」「友達に調べた結果を知らせる」のように、読む人と伝える理由を組み合わせます。
• 手紙の形を使います。前文・本文・末文・後付けの役割を知り、あいさつと伝えたい用件を分けて書きます。
• 報告に必要な情報をそろえます。調べた目的、調べ方、結果、そこから考えたことを順に示し、感想だけで終わらない文章にします。
• 紹介する特徴を選びます。知っていることを全て並べず、相手の関心や経験に合わせて、役に立つ情報を取り上げます。
• 言葉と情報を見直します。丁寧な言い方だけでなく、名前、日時、数、説明の足りない言葉にも目を向けます。

これまで学んだ「出来事を順に書くこと」や「文を段落に分けること」が、相手に伝える文章の土台になります。体験を書く作文では自分の経験を中心にできますが、この単元では読み手が何を知らないかも考えます。書き手には当然のことでも、初めて読む人には説明が必要な場合があるからです。

基本の考え方

最初に相手と目的を決めます

手紙は、特定の相手に気持ちや用件を届ける文章です。報告文は、調べたり活動したりしたことを、その方法や結果が伝わるようにまとめる文章です。紹介文は、物、人、場所、活動などの特徴を、知らない人にも伝わるように説明する文章です。

例えば、理科室で道具の使い方を教わった経験を材料にしてみます。教えてくれた方への手紙なら「どの説明が役に立ったか」を書けます。活動の報告なら「何を使って、何を調べ、どんな結果だったか」が必要です。道具の紹介なら「何のための道具で、どんな特徴があるか」を中心にします。材料は同じでも、全部の文章に同じ内容を入れるわけではありません。

目的は「文章を書くこと」よりも具体的にします。「読んだ人に、観察の結果を知ってもらう」「読んだ人が、紹介した遊びを選べるようにする」と考えると、必要な情報を判断できます。書く前に相手と目的を1行ずつメモしておくと、途中で内容が広がりすぎたときにも戻れます。

図1のように、相手と目的を入り口にして、文章の中心を選びます。3種類は完全に切り離されるわけではなく、手紙の本文に活動の報告を書くこともあります。その場合も、手紙全体の形と、報告する部分の情報の並べ方をそれぞれ考えます。

手紙は4つの部分の役割を確かめます

改まった手紙の基本の形は、前文、本文、末文、後付けです。前文には初めのあいさつを書きます。「拝啓」のように手紙の初めに置く言葉を頭語といい、季節のあいさつや相手の様子をたずねる言葉などが続きます。春の手紙なら「暖かい日が増えてきました。お元気ですか。」のように、時期と相手に合う内容を選びます。

本文は、最も伝えたい用件を書く部分です。お礼なら「何をしてもらったか」と「それが自分にどう役立ったか」を続けると、感謝の理由が伝わります。「ありがとうございました。」だけで終えるよりも、「葉のどこを比べればよいか教えていただき、形の違いを見つけられました。」と具体的な出来事を添えるほうが、相手も場面を思い浮かべられます。

末文には結びのあいさつや相手の健康を願う言葉などを書き、頭語を使った場合には、それに対応する結語を置きます。基本の組合せとして「拝啓」と「敬具」を覚えましょう。後付けには、日付、差出人の名前、宛名を書きます。本文ができても、だれからだれへの手紙かが抜けると、届ける文章として不十分です。

親しい友達への短い手紙では、頭語・結語や季節のあいさつを省くことがあります。全ての手紙に「拝啓」が必要なわけではありません。学習課題で書くときは、相手、場面、指定された形式を確かめます。また、縦書きと横書きでは日付や名前などの配置に違いがあるため、配られた用紙の見本があればそれに合わせます。

報告文と紹介文は情報の選び方が違います

報告文では、まず何を調べたのかを題名や初めの文で示します。続いて、いつ、どこで、どのように調べたかを書き、その後に結果を示します。最後に結果から考えたことや、次に確かめたいことをまとめます。「調べる目的→調べ方→結果→考え」の順を基本にすると、読み手が根拠をたどれます。

ここで、事実と考えを区別します。「10月6日に花壇の3か所を観察しました。花が咲いていた場所は2か所でした。」は、記録によって確かめられる事実です。「残りの場所も、数日後には咲くかもしれないと思いました。」は、書き手の考えです。考えを書くこと自体は問題ありませんが、すでに確かめた結果のように書かないことが大切です。

本で調べた内容と自分で観察した内容も、読み手に区別できるようにします。調べ学習で本などを使ったら、資料名や調べた箇所を手元の記録に残し、課題の決まりに合わせて出所を示します。写した文章を自分の観察結果として書いたり、見ていないことを補ったりしてはいけません。

紹介文では、最初に紹介するものをはっきりさせます。次に、そのものらしさが伝わる特徴を選び、具体例や使う場面を添えます。例えば「読書の記録カード」を紹介するなら、「読んだ日、本の題名、心に残ったことを書く欄があります」と説明できます。初めて使う人には、見た目の感想だけでなく、何ができるかを知らせることが役に立ちます。

「すごい」「楽しい」も気持ちを表す言葉ですが、それだけでは特徴が伝わりません。「どの部分が」「どんなときに」と問い直しましょう。相手が低学年なら、長い説明を区切り、まだ知らなさそうな言葉に説明を添えます。丁寧な言葉を使うことと、難しい言葉を使うことは別です。

例題で解き方を確かめる

例題1　手紙の部分を順に並べます

問題です。改まったお礼の手紙に入れる次の4つを、前文、本文、末文、後付けの順に並べてください。配置の細かい決まりではなく、各部分の役割を考えます。

ア「10月8日／森あおい／観察会の先生へ」

イ「どうぞお元気でお過ごしください。敬具」

ウ「拝啓　秋の風が涼しく感じられるようになりました。お元気ですか。」

エ「先日は葉の観察の仕方を教えてくださり、ありがとうございました。葉のふちにも違いがあることに気づきました。」

1. 初めのあいさつを探します。「拝啓」と季節のあいさつがあるウが前文です。手紙の用件を述べる前に、相手へのあいさつを置くためです。
2. 用件を伝える部分を探します。教わったことへのお礼と、その後の気づきを書いたエが本文です。何のために送る手紙なのかがここで伝わります。
3. 結びと名前の部分を分けます。「敬具」で結ぶイが末文で、日付と名前があるアが後付けです。最後に役割の異なる2つを区別すると、名前を本文に混ぜずに済みます。

答え：ウ→エ→イ→アです。

ここで覚えたいのは、季節のあいさつを暗記することだけではありません。本文の中心はエのお礼です。前文が長くても、教わった内容が書かれていなければ、どの出来事へのお礼なのか伝わりにくくなります。手紙の形を確かめた後、本文が目的を果たしているかも読み直します。

例題2　お礼に具体的な内容を添えます

問題です。観察会で説明してくれた先生へ、お礼の手紙の本文を書きます。「先日はありがとうございました。楽しかったです。」を、次のメモを使って2文に直してください。メモは「葉のふちを見るよう教わった」「ぎざぎざのある葉とない葉を見つけた」です。教わったことへのお礼と、できたことを1文ずつ書きます。

1. お礼の対象を決めます。「葉のふちを見るよう教わった」を選びます。何に対する「ありがとう」なのかを明らかにするためです。
2. 教わった後の変化を選びます。「ぎざぎざのある葉とない葉を見つけた」を使います。気持ちだけでなく、相手の説明が役に立った様子を伝えられるからです。
3. 相手に合う言葉で2文にします。「教えてくれて」を「教えてくださり」にし、文末を「ました」で整えます。具体的な内容を残したまま、先生宛てのお礼として読みやすくするためです。

答えの例：先日は葉のふちを見ることを教えてくださり、ありがとうございました。ぎざぎざのある葉とない葉を見つけることができました。

手紙では、立派に見せようとして事実を増やさないことも大切です。メモにない「植物のことが全てわかりました」などを足す必要はありません。教わった小さな工夫が伝われば、十分に具体的なお礼になります。答えはこの表現だけに限りませんが、2つの内容と先生に合う言い方を残しましょう。

例題3　観察メモから報告文を作ります

問題です。次のメモから、調べ方と結果を3文で書いてください。考えや感想は足しません。メモは「10月6日」「理科室で保管していた落ち葉12枚」「ふちの形を見て2種類に分けた」「ぎざぎざがある葉8枚」「ぎざぎざがない葉4枚」です。この12枚について報告します。

1. いつ、何を、どのように調べたかを選びます。日付、落ち葉12枚、ふちの形による分類を初めの文に入れます。結果の数が何を数えたものか、先に示すためです。
2. 2種類の結果をそれぞれ文にします。「ぎざぎざがある葉は8枚でした」「ぎざぎざがない葉は4枚でした」と書きます。同じ観点の結果を並べると、読み手が比べやすくなります。
3. 合計と対象を確かめます。8枚と4枚で12枚になり、調べた枚数と一致します。ただし、この記録から自然の葉全体について決めつけることはできません。調べた範囲を越えないための確認です。

答えの例：10月6日、理科室で保管していた落ち葉12枚を、ふちの形を見て2種類に分けました。ぎざぎざがある葉は8枚でした。ぎざぎざがない葉は4枚でした。

図2のように、報告文は調べ方と結果を結びます。全体の報告を作る場合には、この前に調べた目的を置き、この後に考えや次の課題を置けます。ただし、今回の問題が求めているのは調べ方と結果です。文章の型を知っていても、設問で求められていない感想まで加える必要はありません。

結果の後に考えを加えるなら、「今回調べた12枚では、ぎざぎざがある葉のほうが多かったです。別の日に集めた葉でも同じか、調べたいと思いました。」とできます。これは今回の比較と次の課題を示した文です。「どの場所でもぎざぎざがある葉が多い」と書くと、調べていない場所まで含めてしまいます。

例題4　読み手に合わせて紹介文を作ります

問題です。1年生に「葉の形カード」を紹介します。次の材料から、カードの特徴と使い方が伝わるものを選び、2文で書いてください。材料は「ア　葉の輪郭を記録できる」「イ　紙を使う」「ウ　葉を紙に置いて、ふちをなぞる」「エ　作った日はくもりだった」です。「輪郭」は「葉の形」に言い換えます。

1. 相手と目的を確かめます。初めて知る1年生が、カードで何ができるか知るための紹介です。使う場面を想像できる情報が必要になります。
2. 特徴と使い方を選びます。アは何ができるか、ウはどう使うかを示しています。イだけではほかの紙の道具との違いが伝わらず、エの天気は今回の目的と直接つながりません。
3. 名前を示してから、やさしい言葉で説明します。「輪郭を記録できる」を「葉の形を残せる」に直します。相手が知らないかもしれない言葉を、その働きが伝わる言葉に置き換えるためです。

答えの例：葉の形カードは、葉の形を残せるカードです。葉を紙に置いて、ふちをなぞって作ります。

この紹介文は短くても、特徴と使い方を含んでいます。絵を添える場合には、本文の説明と絵の動きが合っているかも確かめます。長く説明できる場面なら、実際に作ったカードを示して、どんな形を比べられるかを加えられます。情報を増やすときも、相手に必要な内容から選ぶ姿勢は同じです。

つまずきやすいところと直し方

誤り1　手紙の相手が途中で変わります

誤った書き方は、先生への手紙なのに「先生、教えてくれてありがとう。とても助かりました。じゃあ、またね。」と書くことです。親しい友達に使う言葉と、先生に向けた丁寧な言葉が混ざっています。気持ちは伝わりますが、改まったお礼の手紙としては調子がそろいません。

正しい書き方の例は「観察の仕方を教えてくださり、ありがとうございました。次の観察でも、葉のふちをよく見たいと思います。」です。相手との関係に合う言葉へ直し、今後に触れる結びへつなげます。どんな先生にも常に同じ言い方を使うのではなく、今回は改まったお礼の場面だと確かめます。

見直すときは、最初に宛名を読んでから本文を声に出します。相手を思い浮かべて読むことで、「またね」のような言葉に気づきやすくなります。難しい敬語を重ねるより、普段使える丁寧な言い方を落ち着いて選びましょう。

誤り2　考えを調べた結果のように書きます

誤った書き方は、落ち葉12枚だけを調べて「ぎざぎざがある葉は、どこでも多いです。」とすることです。調べたのは手元の12枚であり、ほかの場所の葉の数は調べていません。「どこでも」という言葉が、記録で確かめた範囲を越えています。

正しい書き方は「今回調べた12枚では、ぎざぎざがある葉が8枚で、ない葉より多かったです。」です。対象を限定すると、根拠と結論が結び付きます。さらに調べたいことがあるなら、別の文で「ほかの場所でも同じか、確かめたいと思いました。」と書けます。

図3のように、記録で確かめられることと、そこから考えたことを分けます。「と思います」を付けさえすれば、どんな内容でもよいわけではありません。考えの前に、そう考えた理由になる結果があるかを確認しましょう。

誤り3　紹介が感想だけになっています

誤った書き方は「葉の形カードは、とてもすごいカードです。楽しいのでおすすめです。」です。「すごい」「楽しい」は書き手の気持ちですが、カードを知らない人には、何をするものなのかが伝わりません。説明したつもりでも、紹介するものの特徴が抜けています。

正しい書き方の例は「葉の形カードは、葉の形を紙に残すカードです。並べると、細長い葉と丸い葉の形を比べられます。」です。何をするものかと、使うと何ができるかを示しました。その後に、自分が面白いと感じた点を加えることはできます。

見直しでは、ほめる言葉をいったん指で隠し、残った文だけで物の様子が想像できるかを確かめます。何も残らなければ、形、働き、使い方、具体的な場面から1つを足します。「何でもできる」のような言い切りも、実際に説明できる範囲へ直しましょう。

練習問題

練習1　手紙の形を確かめます

改まった手紙で、日付、差出人の名前、宛名を書く部分を、前文・本文・末文・後付けから選んでください。また、頭語「拝啓」に対応する基本の結語を書いてください。あいさつの役割と、日付や名前の役割を分けて考えましょう。

練習2　結果を1文で報告します

10月9日、教室の本棚の本10冊について、本のしおりが入っているかを調べました。しおりが入っている本は6冊、入っていない本は4冊でした。「調べた10冊では、」で始め、2種類の冊数を含む1文で結果を書いてください。理由や感想は加えません。

練習3　事実と考えを分けます

次の2文について、記録で確かめられる事実と、書き手の考えに分けてください。ア「10月9日に調べた10冊のうち、しおりが入っていた本は6冊でした。」イ「しおりを使うと続きから読みやすいので、入れている人が多いのかもしれないと思いました。」理由をだれかに聞いた記録はありません。

練習4　必要な材料で紹介します

まだ使ったことがない友達に「読書メモカード」を紹介します。材料は「ア　読んだ本の題名と感想を書く欄がある」「イ　前に読んだ本を思い出すときに使える」「ウ　作った日の給食がおいしかった」です。目的に合う2つを選び、特徴と使う場面を2文で書いてください。

答えと解説

練習1の答えは「後付け」と「敬具」です。日付や名前をまとめる部分が後付けで、結語を置くのは末文です。「手紙の最後にあるから全部が末文」と考えず、何のための情報かで区別します。

練習2の答えの例は「調べた10冊では、しおりが入っている本は6冊で、入っていない本は4冊でした。」です。6冊と4冊を合わせると、調べた10冊になります。「入っていない本は少しでした」では、記録した数が伝わらなくなります。単位の「冊」もそろえます。

練習3の答えは「アが事実、イが考え」です。アの冊数は調べた記録で確かめられます。イは、なぜしおりを入れているかについて書き手が考えた理由です。もっともらしい理由でも、持ち主に聞いていなければ確認済みの事実とはいえません。

練習4の答えは「アとイ」で、文の例は「読書メモカードには、読んだ本の題名と感想を書く欄があります。前に読んだ本を思い出すときに使えます。」です。ウはカードの特徴や使い方を伝える材料ではありません。表現が異なっても、必要な2つの内容があり、初めての人に伝わればよい答えです。

次の単元へのつながりと家庭での確かめ方

相手と目的を決めて書く力は、調べ学習の発表や、係の活動を知らせる文章にもつながります。聞く人が何を知らないかを考える点は、話す活動でも同じです。また、報告文で事実と考えを分ける練習は、説明文を読むときに、結果と筆者の考えを区別する助けにもなります。

家庭での確かめ方の1つ目は、5分でできる「同じ出来事を別の相手に伝える」練習です。お子さまが最近したことを1つ選び、家族へのお礼と、友達への報告をそれぞれ口で1文ずつ作ります。保護者は「お礼なら何をしてもらったことを書くかな」「報告なら何をしたか伝わるかな」と問い、使う材料の違いを一緒に確かめます。

2つ目は、5分でできる「身近な物の紹介」です。筆箱やしおりなどを1つ選び、名前、特徴、使う場面をメモに書きます。そのメモを見ずに聞く人へ説明してもらい、聞く人は「いつ使うの」「どんなところが便利なの」と、足りない情報を1つだけたずねます。聞き返された点を足すと、読み手の立場で直す練習になります。

個別指導では、文章が書けない原因を、材料が足りないのか、順番を決められないのか、1文にできないのかに分けて確かめます。必要なら「だれが、何をしました」の短い文や、観察したことを箇条書きにする段階まで戻ります。

まとめ

書き終えた文章は、自分が満足できるかだけでなく、相手が必要な情報を受け取れるかという目で読み直します。お礼を読む人には、どの行動が役立ったかが伝わるでしょうか。報告を読む人には、何をどこまで調べたかが伝わるでしょうか。紹介を読む人には、使う場面が浮かぶでしょうか。

迷ったときは、文章全体を飾る前に、読み手が知りたい具体的な情報を1つ補います。伝わる文章の第一歩は、読む相手の疑問に答える1文です。