指定校推薦の用紙が前年版だったら—清書前に年度と様式番号を照合する｜武蔵野個別指導塾

先輩の用紙で清書を始める前に、今年の資料と年度、宛先、様式番号、設問を比較。同じ見た目でも、提出に使う版は高校の指示に従う。

先輩から受け取った用紙は、書き方を考えるための手がかりにはなっても、今年提出する用紙と決めてはいけません。清書前に高校の先生へ現物を見せ、対象年度、宛先、様式番号や設問を今年の資料と照合しましょう。違いが見つかったときも、見た目が同じときも、提出に使う版は高校の指示で確かめます。

よくあるのは、先輩からもらった用紙に清書しようとした週末の場面です。机には書き込みのない紙があり、下書きの文章も準備できています。ところが紙の端に前年を示す表示が見えました。見出しは希望する学部に似ていますが、今年も同じ紙を出せるかはわかりません。ここで筆記具を置き、紙の出どころと比較先を整理するところから始めます。

見た目が似ていても提出先を確かめる

先輩の用紙が役立つのは、どのような内容を考えておくか見当をつける場面です。一方、提出物として使えるかどうかは別の問題です。募集の年度が変わると、設問や提出先などが変わる可能性があります。変わったと決めつける必要もありませんが、変化がないと決める根拠にもなりません。

図1のように、先輩の紙と高校から受け取る今年の資料は、まず別のものとして置きます。両方を見比べて違いを書き出し、判断が必要な箇所を先生に持っていきます。先輩が実際に提出した経験は参考になりますが、その経験だけで自分の年度の指示を確定することはできません。

同じ題名の紙でも、対象の学部や提出先が異なることがあります。年度らしい数字が見えなくても、古い紙と決めるのではなく、入手元と配布時期を確認します。番号が見当たらない用紙もあり得ます。番号がないことを誤りと判定せず、用紙の名称や設問を含めて先生に示しましょう。

清書の前に照合する理由は、字をきれいに書くためではありません。問いが変わっていれば、時間をかけて整えた文章が現在の問いに答えていない可能性があるからです。欄の広さが違えば、文章の長さを見直す必要もあります。下書きの事実を残しておけば、必要な修正に戻れます。

高校の先生から渡される案内と、大学が用意した書類は役割が異なる場合があります。手元の紙のどちらが何のためのものか不明なら、自分で名前を付け替えず、受け取ったまま持参します。大学への照会を考える前に、高校を通じた確認方法を相談します。

年度、宛先、設問を別々に見る

まず、年度を示す箇所を探します。用紙の表題の近くにあるかもしれませんし、用紙自体には書かれていないかもしれません。関連する案内に対象年度が示されていれば、その案内と用紙を一組にして見ます。入手した日付と対象年度は別です。今年受け取った紙でも、教材として配られた前年版かもしれません。

次に宛先です。大学名が同じでも、学部や学科、提出先の表記が違えば、その違いをメモします。宛名が書かれていない場合は空欄と記録し、別の欄にある名称と勝手に結びつけないでください。高校に出す段階と大学に提出する段階があるかどうかも、自分の学校の案内で確認します。

様式番号が両方にあるときは、数字や記号をそのまま見比べます。同じ番号ならそれだけで最新版と断定せず、年度や設問も見ます。片方に番号がないときは、ないという事実を残し、代わりの番号を想像して書き足しません。紙の枚数や表裏も照合すると、片面だけのコピーや欠けたページに気づけます。

設問は見出しだけでなく、何について、どの範囲で書くよう求めているかを読みます。たとえば前年の紙が活動の内容を尋ね、今年の紙が活動から考えたことも尋ねていれば、前年の下書きをそのまま写して終えるわけにはいきません。これは見比べ方を説明するための例で、実際の設問や様式を示すものではありません。

文字数や記入欄の有無も、表示がある場合に確認します。欄が似ていても指示が違うことがありますし、同じ指示でも記入する場所が移ることがあります。判読できない箇所は推測で補わず、読めない場所に印を付けて現物を見てもらいます。個人情報の書き込みがある先輩の紙は、持ち出しや共有の前に本人と学校の指示を確かめます。

比較用のメモは、左に先輩の紙、右に今年の資料、余白に質問という形にすると、違いと不明点が混ざりません。片方しか確認できない場合は、比較結果を空けたままにします。空欄は失敗ではなく、次に何を入手すればよいかを示す目印です。

週末にできる照合と、止まったときの戻り方

最初に、先輩の紙に直接清書せず、別の紙に入手元と受け取った経緯を書きます。先輩の年度を本人が覚えている場合も、紙に表示があるか別に確かめます。本人の記憶と紙の表示が食い違えば、どちらかを選んで消すのではなく、両方をメモして先生に見せます。

次に、高校から渡された案内を探します。見つかれば年度、宛先、用紙の名称を読む位置に付箋を付けます。見つからなければ、配布されたかどうかも含めて担任や進路指導の先生に聞きます。手元の紙にない情報を、先輩の紙の空欄から補ってはいけません。

図2のように、資料を集めた後で項目ごとに比べ、違いや不明点を先生に確認します。確認した結果に従って、今年提出する用紙を高校経由で入手し、下書きを設問に合わせてから清書します。資料を集める前に書き始めてしまった場合は、清書を止め、どの紙にどこまで書いたかを示して相談します。

今年の用紙を受け取れたら、先輩の紙と並べて年度、宛先、番号があれば番号、設問、ページを順に点検します。一致した箇所には一致と書き、読めない箇所には不明と書きます。すべての欄を一致にすることが目的ではありません。提出用として使う紙を先生の指示で特定し、下書きに手を入れる場所を見つける作業です。

差が見つかったら、差の場所とそれに伴う質問を短く書きます。設問が増えたように見えるなら、追加された部分に答えを用意する必要があるかを尋ねます。ページが足りないようなら、手元にある枚数を伝え、欠けているかどうかを確認します。違いが一文字でも、自分で重要度を決めて消さずに見せます。

先生に確認できた内容は、日付とともにメモし、どの資料を見ながら聞いたかも残します。用紙を受け取った後でさらに差し替えの案内が来た場合は、古い紙と新しい紙を分け、新しい指示を先生に確認します。メモが以前の指示のままだと気づいたら、上書きして過去を消すのでなく、変更されたことを追記します。

清書前には、現在使うよう指示された紙と下書きをもう一度並べます。設問ごとに下書きの対応部分を示し、対応しない文章があれば理由を考えます。対応先が不明なまま写し始めた場合は、その箇所で止め、問いに必要な内容か先生に確かめます。誤記の直し方そのものは学校や用紙の指示を優先します。

資料が欠ける、読めない、時間が足りないとき

先輩の紙しかない場合は、その紙を参考に考えた内容を下書きとして残し、今年の提出用と区別します。資料を受け取るまで何も考えられないわけではありませんが、欄に収まる文章として仕上げる判断は保留します。高校がまだ配布していない場合も、配布予定と、それまでに準備できることを尋ねます。

図3のように、比較先がない、文字が読めない、締切が近いという場合は、それぞれ不明点を残したまま高校へ相談します。どの場合も、先輩の紙を今年の提出用と推定して進めることは避けます。先生が確認するために必要な情報を短くまとめると、急いでいるときも話が伝わりやすくなります。

写真やコピーが不鮮明なら、文字を読み取ろうとして推測を重ねるより、原物か鮮明な資料を高校で確認します。画面が開かない、印刷が途中で切れるといった道具の問題でも同じです。開けなかった資料名や切れたページを伝え、利用できる形で受け取る方法を尋ねます。外部に個人情報を送って変換する前に、学校の取扱いを確かめましょう。

提出までの時間が迫っている場合は、わからないまま提出するのではなく、学校が指定する連絡先へ、いつまでに何が必要かを伝えます。週末で連絡がつかないなら、連絡できる時点と手元にある資料を整理し、下書きの事実を見直して待ちます。締切を自分で延ばせると考えず、連絡後に具体的な扱いを確認します。

もし前年版にすでに書き込んだとしても、その時点で出願全体が失敗したと決める必要はありません。どの用紙の、どの欄まで書いたかを先生に説明し、提出物として使えるか、今年の紙へ移す必要があるかを尋ねます。文章を移す場合も、設問の違いを先に照合し、前年の欄の順番をそのまま使わないようにします。

今年の紙と前年の紙が同じように見えた場合も、確認作業は終わりではありません。自分が見落としたページや別の案内があるかもしれないため、比較した範囲を先生に伝えます。反対に番号が違うからといって、自動的に内容まで違うとは限りません。番号と内容のそれぞれを見た結果として記録します。

写しと原物を取り違えたとき

比較中に紙を重ねると、先輩の資料と今年受け取った資料の順番が入れ替わることがあります。それぞれ別の封筒やクリップでまとめ、出どころを記した付箋を付けます。提出先へ渡す紙に付箋を付けてよいかは学校の指示で確かめ、迷うときは資料を傷めないよう別のメモに記録します。

書き込み用の複製と提出用の原物を取り違えた場合も、自己判断で貼り合わせたり修正したりせず、そのまま先生に見せます。複製が許される範囲や提出に必要な形は、個々の指示を確かめます。受け取った紙が複数枚あるときは、ページの順序も確認し、途中のページがない場合は欠けている可能性を伝えます。

確認後に家で再び作業するときは、先生に見せた紙と同じものを取り出し、下書きと対応させます。家族が別の紙を見つけたら、既に確認した資料と混ぜる前に、出どころと受け取った時期を聞きます。新しい資料が見つかったことで判断が変わりそうなら、その差を再度相談します。

先生に持っていく質問を作る

面談では、先輩の紙と高校から受け取った資料を分け、対象の年度と志望先がわかる状態で示します。「この紙は今年の提出に使うものですか」と聞いたうえで、「今年の用紙は高校からどのように受け取れますか」と続けると、確認と入手の両方を相談できます。まだ希望先が確定していなければ、その状態も伝えます。

設問の差が気になるときは、「先輩の紙では活動の内容を尋ねていますが、手元の資料では別の書き方に見えます。どの文を基に下書きを直せばよいですか」と、実際に見える違いに置き換えて尋ねます。番号がないときは、番号を作って質問するのではなく、「この紙に番号が見当たりません。どこで対象の様式を確認できますか」と聞きます。

先生がその場で判断できないときには、誰が、どの資料で確認し、次にいつ聞けばよいかを相談します。大学へ直接聞くよう自己判断で進まず、高校を通した照会の要否を先に確かめます。回答を待つ間は不明の表示を残し、確認できた箇所と混同しないようにします。

保護者がお子さまと確認する場合は、代わりに決める前に、本人が先生へ伝えたい疑問を聞き取ります。紙の入手を任せる相手と、下書きを見直す本人の役割を分ければ、古い紙が提出用の束に紛れるのを防ぎやすくなります。

下書きを見直すときに並べるもの

個別指導の場では、学校から持ち帰った今年の用紙と、個人情報に注意した下書きを並べ、設問に対応する部分を一緒に探せます。提出用の版の決定や学校への確認は高校の指示に従います。問いが変わった箇所は、本人の経験のうち何を使うかを考え直し、文字を整える前に内容を確かめます。

先輩の紙を受け取ったら、年度と宛先を確かめ、番号や設問を今年の資料と比べます。資料が欠けるときや違いの意味が読めないときは、不明なまま先生に見せて確認します。清書する紙を選ぶ前に、比較した根拠を手元に残しておきましょう。